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Diesen Produktivitätskiller übersieht fast jeder

t3n Magazin-Logot3n Magazin 03.06.2020 Andreas Weck
Schwer beschäftigt: Multitasking sorgt für Stress und frisst mehr Zeit als angenommen. © Shutterstock Schwer beschäftigt: Multitasking sorgt für Stress und frisst mehr Zeit als angenommen.

Ein großer Produktivitätskiller im Büro ist das Multitasking. Viele Berufstätige glauben, durch das gleichzeitige Abarbeiten mehrerer Aufgaben effizienter zu sein. Ein Trugschluss.

Das E-Mail-Postfach quillt über, während du im Meeting sitzt. Und hinzu kommt auch noch, dass der Kunde gerade wie wild versucht, dich telefonisch zu erreichen. Und all das hat noch lange nichts mit deiner eigentlich To-do-Liste zu tun, die heute abgearbeitet sein muss. Derart stressige Szenarien kennt wohl jeder. Niemand braucht sie und niemand kann sagen, dass sie Spaß bereiten. Denn im Ergebnis führen sie dazu, dass viele Aufgaben parallel abgearbeitet werden. E-Mails schreiben aus dem Meeting heraus. Telefonieren, während man die neuen Zahlen anfordert. Multitasking sorgt für Fehler.

Produktivitätskiller: Multitasking frisst Zeit

Doch nicht nur das: Multitasking frisst auch Zeit! Firmenchefin und Buchautorin Devora Zack kritisiert im US-Magazin Inc., dass wir zu oft gezwungen sind, wichtige Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten. Schließlich könne sich das Gehirn beim Multitasking nie auf eine Sache einstellen und springe immer nur hin und her. Die Managerin weiß, dass Mitarbeiter, die sich nicht zu 100-prozentig konzentrieren können, dadurch langsamer arbeiten und weniger aufmerksam sind. Um wirklich effektiv zu arbeiten, sollten sich Berufstätige immer nur auf eine Sache konzentrieren – das spare bis zu 40 Prozent Arbeitszeit ein, so Devora Zack.

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Auch Produktivitätsexpertin Julie Morgenstern pflichtet ihr bei. Sie geht von einer Zeitersparnis von 30 bis 40 Prozent aus, wenn sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen kann. Dem Tech-Magazin Fast Company erklärt sie: „Wir leben und arbeiten in einer von Ablenkung geprägten Umgebung.“ Das lasse sich auch nicht immer vermeiden. Deshalb rät sie den Lesern, mindestens einen Tag zuvor einen Arbeitsplan zu erstellen, der die anstehenden Aufgaben listet und sie zeitlich einordnet. „So bleibt man auf der richtigen Spur und schützt sich vor Ablenkung“, erklärt Julie Morgenstern. Dabei solle man auf ein paar Dinge achten.

„Wir leben und arbeiten in einer von Ablenkung geprägten Umgebung.“

Dass die komplizierteste Aufgabe am Tagesanfang steht, sei besonders wichtig. Ihrer Meinung nach wird dadurch der Fokus zunächst auf das gelenkt, was tatsächlich auch die größte Denkkraft benötigt. So arbeite man den restlichen Tag noch effektiver. Außerdem sei es von großer Bedeutung, sich nicht allzu lange mit den einzelnen To-dos aufzuhalten. Der Tipp richtet sich vor allem an Perfektionisten, die dazu neigen, die Erledigung einer Aufgabe unnötig in die Länge zu ziehen. Hier sei es ratsam, so die Expertin, sich ein Minimum und ein Maximum für die Zeit zu veranschlagen, die für die Aufgabe benötigt wird.

Neurobiologisch gesehen gibt es kein Multitasking

Multitasking: Wer mehrere Dinge gleichzeitig tut, ist unproduktiv. (Foto: Shutterstock)

Multitasking macht uns weder produktiver noch leistungsfähiger. Neurowissenschaftler und Arbeitspsychologen untersuchen das Phänomen bereits seit Jahren. Die einhellige Meinung lautet: Neurobiologisch gesehen gibt es gar kein Multitasking. Dass das Gehirn sich nur auf eine, maximal zwei komplexe Tätigkeiten gleichzeitig konzentrieren kann, haben beispielsweise auch die französischen Wissenschaftler Sylvain Charron und Etienne Koechlin herausgefunden. Alle glauben, so effizienter arbeiten zu können – doch fast jeder macht dabei denselben Fehler. Durch das Hin-und-her-Wechseln verliert man Zeit.

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Um Ablenkungen zu minimieren, gibt es verschiedene Strategien. So lassen sich mit Apps und Browser-Erweiterungen beispielsweise digitale Benachrichtigungen – etwa aus Messengern – zeitweise abstellen. Genannt seien da unter anderem Freedom und Selfcontrol. Außerdem raten Experten dazu, E-Mails nur zwei bis maximal drei Mal am Tag zu beantworten, anstatt bei jedem Eingang ein Signal zu erhalten und sich sofort auf die Beantwortung zu stürzen. Auch seien Ruhearbeitszeiten hilfreich. Durch das Tragen von Kopfhörern könne man Kollegen signalisieren, dass man gerade nicht ansprechbar ist.

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