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Compañías logran ahorros mediante los sistemas de gestión de documentos

logotipo de Pulso Pulso 14-11-2016 Paula Núñez

Las organizaciones cada vez están más expuestas a grandes volúmenes de datos sin estructurar, no sólo en formato digital, sino que también en documentos impresos. Cuando estos elementos son clave para el desarrollo del negocio, parece necesario que las compañías consideren a la gestión de documentos e impresión como un ítem importante de desarrollo.

A pesar de que la tendencia en países más avanzados revela que la impresión poco a poco está bajando sus volúmenes, siendo reemplazada por la gestión digital de documentos, nuestro país aún está alejado de esa realidad. Sin embargo, no se trata de ausencia de tecnología instalada, sino de un tema cultural, pues trabajar con el documento impreso es una costumbre que costará cambiar. 

Una encuesta realizada por Kyocera a ejecutivos de varios países sobre competitividad y tecnología en las empresas, mostró que el 100% de los consultados considera que su servicio de impresión no está preparado para afrontar los cambios y que sus socios tecnológicos no les están acompañando en este proceso de transformación.

Un ejemplo típico ocurre cuando alguna entidad solicita copias del carné o de otros certificados. El ejecutivo debe mandarlos por valija a una central, donde se analizará la capacidad crediticia después de un par de días. Sin embargo, otras ya han implementado modalidades digitales que permiten hacer lo mismo, en el mismo día. 

Esto ha llevado a que no sólo el área de finanzas se preocupe de evaluar equipos en los que invertir, sino que el área de TI, recursos humanos e incluso la gerencia general están interesadas en pronunciarse al respecto. Sobre todo cuando el trabajo se ve impactado por lo que pasa en el entorno de impresión. 

Esto se hace aún más crítico si se considera que la estimación del total del costo de impresión puede alcanzar el 1,5% del costo total de una compañía. “Se ha ido evolucionado mucho en el desarrollo de los sistemas de gestión. Se partió con algo muy simple y cada vez hay más avances. Se trata de una manera muy ordenada de ingresar la información y permite que ésta recorra toda la organización de la manera más eficiente posible”, cuenta Marcela Lahosa, gerente de Impresos Lahosa. La ejecutiva señala además que los sistemas de gestión son una herramienta que permite, entre otras cosas, recoger datos de las plantas y conseguir estadísticas que a la larga se traducen en la adopción de mejores decisiones. “Las empresas están acostumbradas a estructuras de costo, métricas y elementos de este tipo, sin embargo en gestión de información muchas veces las decisiones se tomaban por ideas, no datos”, dice Lahosa.

Eficiencia y Productividad

Las empresas hoy buscan tener mayor control de sus impresiones con el fin de que predominen criterios de eficiencia de recursos. Por ello, es que el outsourcing en el mundo de la impresión ha empezado a crecer sustantivamente. Éste permite contar con los servicios de impresión, sin la necesidad de adquirir infraestructura, pagando por el servicio entregado. “Ya no se busca solamente generar un costo de impresión más bajo, sino tener un impacto positivo en términos de eficiencia, de seguridad de los documentos impresos y de compromiso con el medioambiente”, establece Guillermo Morales, gerente general para Chile de Lexmark Latinoamérica. 

La impresión mal gestionada significa demoras, tiempos muertos y hojas atascadas, lo que además, genera frustración en los empleados. “Notarías y fiscalías son algunas de las agencias que están cargadas de papel. Hoy, con la instauración de nuevas políticas, lo que se busca es la digitalización de procesos con el fin de gestionar los requerimientos de forma más rápida y completa. Esto permite entregar una mayor trazabilidad a los documentos que ocupa la institución”, establece Morales.

Desde Dimacofi señalan que hay algunos aspectos a tener en cuenta para que la impresión no sea un dolor de cabeza: como primer punto señalan que el mantenimiento es importante, pues de este modo se puede evitar que un equipo deje de operar por mal funcionamiento. Lo mismo pasa con los tóner, el poder tener un control presencial o remoto por parte de personal que sepa el funcionamiento produce menos errores y, por ende, menos más índice de productividad.

La gestión de impresión también permite analizar el uso que se les da a las máquinas y así evaluar si es necesario actualizar el equipo para cumplir con las necesidades de los empleados. Un clásico ejemplo de esto es cuando se usa una impresora de uso personal en la compañía, una mala decisión si se considera que la mayoría de ellas generan grandes cantidades de documentos. El tiempo de impresión y la posibilidad de sobrecalentar el equipo son sólo algunos de los factores que atentan contra la productividad. Mientras que un gestor de impresiones pueden recomendar equipos de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

“El impacto en productividad es bien potente. Todo funciona desde una perspectiva mucho más objetiva. Yo creo que todas las empresas se pueden ver beneficiadas en su flujo en algún grado”, enfatiza Lahosa.

Morales señala que en términos de costo, la inversión irá de acuerdo al volumen y necesidades de la empresa. Sin embargo, al contar con sistemas de gestión la industria establece que puede haber ahorros de hasta 30% frente a sistemas tradicionales.

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