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Outlook: los trucos que no conocías (y que te estás perdiendo)

logotipo de Merca2.es Merca2.es 26/06/2020 Nerea Pereira Plata

Probablemente, Outlook sea el cliente de correo electrónico más avanzado, al lado de Gmail. La diferencia entre ambos es que el primero mencionado cuenta con aplicación para Windows y macOS. Esto le confiere un plus de productividad, ya que no depende de navegadores.

Además, la versión web de Outlook también tiene unas cuantas herramientas avanzadas, las cuales muchos desconocen, y podrían estar aprovechando para su beneficio. Si sigues leyendo, encontrarás los mejores trucos que puedes llevar a cabo sin mayor dificultad. Apunta porque son de lo más útiles, y notarás la diferencia.

Cómo ver la dirección de IP de un correo

outlook © Proporcionado por Merca2.es outlook

Cuando quieres conocer la verdadera procedencia de un correo electrónico, este es un truco que puedes llevar a cabo en Outlook que va de maravilla. Cuando estés en el correo electrónico que quieres analizar, pulsa sobre los tres puntos que aparecen en la barra de opciones. A continuación, selecciona Ver origen de mensaje.

Tras haber pulsado en esta última opción, Outlook abrirá una ventana como la que puedes ver en esta imagen. En este menú conceptual, tendrás que ponerte a la búsqueda del siguiente campo de texto mediante la combinación de teclas Comando + F, si se da el caso de que estas en macOS y Linux, si estás en Windows, debes teclear Control + F. ‘Sender IP’, con este campo podrás ver la dirección IP del correo original. Ahora solo tendrás que acceder a una web de localización de IP para verla en un mapa.

Convierte un correo en PDF con Outlook

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Outlook puede guardar el formato de archivo del correo electrónico MSG. Cuando hayas abierto tu Outlook, elige el correo que quieres convertir en PDF, y a continuación haz clic en Archivo, una vez ahí selecciona Guardar como para que se guarde como un archivo de formato .msg en tu ordenador. Ahora ejecuta PDFelement, y haz clic en Crear PDF en la ventana de Inicio. Busca el archivo MSG y pulsa en Abrir para abrirlo en el convertidor de Outlook a PDF.

El archivo convertido se abrirá en PDFelement. Para guardarlo, elige Archivo y Guardar. Ahora puedes sentirte libre de usar cualquier herramienta de la pestaña Editar que se encuentra en el menú de tu PDF. Por ejemplo, puedes añadir una imagen, agregar texto y demás. Después de la edición, recuerda guardar el archivo.

Sincronizar los correos de Gmail con tu Outlook

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Si deseas unificar la bandeja de entrada de tu Gmail con la de Outlook, esta aplicación de Microsoft te permite llevar a cabo tal acción mediante sus herramientas avanzadas. Pero antes de hacerlo, no obstante, tendrás que ir hasta Gmail.com para configurar las respectivas opciones.

Cuando ya hayas configurado de forma correcta tu cuenta de Gmail, solo tendrás que dirigirte a la opción de Sincronizar correo electrónico que te aparece en el apartado Correo, la cual está dentro de la configuración Outlook. Además, debes añadir tu dirección de Gmail para poder sincronizar los correos con Outlook. Para encontrar los correos, se creará una carpeta con el mismo nombre que tiene tu dirección de correo.

Eliminar el spam y las suscripciones

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No es ningún secreto que nadie soporta los correos que solo son spam, o bien los vas borrando, o al dejarlos puedes acabar con tu bandeja de entrada plagada de este correo basura. No son casos aislados, bien sea por dejadez o descuido, al final son muchos los usuarios que sufren esta misma situación.

Si quieres eliminar de un plumazo todas estas suscripciones a publicidad y promociones, puedes acudir a la configuración avanzada de Outlook. Entra en el apartado de Correo, en la opción Suscripciones. Ahí podrás ver una lista al completo de todas las suscripciones a listas de servicios. Ahora solo tendrás que pulsar sobre la opción Cancelar suscripción, y se acabó recibir todo ese correo spam tan molesto.

Filtrar los correos de Outlook por tamaño

clasificar correos por tamaño © Proporcionado por Merca2.es clasificar correos por tamaño

Si quieres liberar espacio en tu bandeja de entrada en Outlook, una muy buena forma de hacerlo sería recurriendo a los comandos nativos de Microsoft. Será suficiente con introducir algunas cadenas de texto que encontrarás a continuación. De esta forma podrás filtrar los correos que ocupan más tamaño. Tienes dos formas de proceder, bien puede ser indicando MB, o recurriendo al tamaño predeterminado de Outlook.

  • Correos inferiores a 10KB: tamaño del mensaje:muy pequeño
  • Correos cuyo tamaño esté entre 10 y 25KB: tamaño del mensaje:pequeño
  • Correos cuyo tamaño esté entre 25 y 100KB: tamaño del mensaje:medio
  • Correos cuyo tamaño esté entre 100 y 500KB: tamaño del mensaje:grande
  • Correos cuyo tamaño esté entre 500 KB y 1 MB: tamaño del mensaje:muy grande
  • Correos cuyo tamaño sea superior a 5 MB: tamaño del mensaje:enorme
Si prefieres indicar tu el MB, tienes tamaño del mensaje:N, si el tamaño es mayor al establecido para N, como por ejemplo tamaño del mensaje:>123 MB.

Crear firma para los mensajes

crear firma outlook © Proporcionado por Merca2.es crear firma outlook

Otro de los elementos que puedes configurar en Hotmail para así personalizar tus correos, es la firma. Por ejemplo, “Un cordial saludo, Nerea“, “Puedes contactar con el servicio de atención al cliente mediante el teléfono 6********“, y demás posibilidades.

Si quieres configurar este parámetro, tendrás que dirigirte una vez más a la Configuración avanzada de Outlook. Ve al apartado de Correos, y elige la opción Redactar y responder. Bajo el campo de texto puedes indicar si quieres incluir la firma en todos tus correos electrónicos, o tan solo en los que se redactan en Outlook.com. Además puedes añadir imágenes y el formato de letra si lo prefieres.

Hacer categorías para clasificar correos

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En la actualidad, encontrarás que en Outlook cuentan con dos opciones para poder clasificar los correos en la bandeja de entrada. Tienes las categorías y las carpetas. La primera de las mencionadas tiene la ventaja de poder identificar los correos haciendo uso de diferentes colores.

La manera más sencilla de categorizar un correo electrónico es haciendo clic derecho sobre el mismo, y entonces pulsar en Categorizar. De forma predeterminada, Outlook te habilitará una serie de categorías que están basadas en los colores. Si quieres crear categorías personalizadas en las que poner nombres y colores únicos, tendrás que pulsar en la opción Administrar categorías, o sobre Nueva categoría.

Crear reglas para automatizar acciones

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En Hotmail y Outlook tienen todo un compendio de herramientas, las cuales te permiten automatizar acciones. En las dos aplicaciones puedes encontrar estas herramientas con el nombre de Reglas. Es suficiente con pulsar sobre la conocida rueda dentada de la barra superior en la aplicación, y después seleccionar Ver toda la configuración de Outlook.

Una vez estés dentro de esta configuración avanzada, pulsa sobre Correo, y después sobre Reglas. Tan solo tienes que cumplimentar los datos para crear una nueva regla. En Condición indicarás la regla que se debe cumplir para después indicar una acción para el apartado al que corresponde.

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