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Ideas para organizar mejor tu trabajo

Emprendedores Emprendedores 30/04/2016 Rafael Galán
Ideas para organizar mejor tu trabajo © Copyright © 2016 Hearst Magazines, S.L. Ideas para organizar mejor tu trabajo

Cuando trabajas en una multinacional todo tiene su proceso. Te puedes programar el tiempo mucho más fácilmente, la empresa casi te lleva. Pero cuando emprendes, descubres que las prioridades cambian constantemente, por lo que programarse a más de un día vista es, a menudo, muy difícil.

Además, el tipo de tareas que se realizan varían con el tiempo, y tienes que desarrollar nuevos hábitos [para poder llegar a todo]. Un emprendedor ya no sólo tiene la necesidad de organizarse, sino también de organizar. Y además tiene que hacerlo con los recursos de tiempo y de las personas de los que se dispone. Porque antes de que la empresa crezca, te toca a ti reducir los grandes objetivos en pequeñas tareas, asignar tareas individuales, dar prioridades, establecer responsabilidades... Y ya no es sólo que haya distracciones, sino que, en ocasiones, hay varias tareas que requieren buscar una solución al mismo tiempo y tienes que establecer prioridades.

A medida que se va complicando la gestión...

El único truco, te cuenten lo que te cuenten, es trabajar más. Pero eso no quiere decir trabajar más horas. Se trata de trabajar cuando eres más productivo. Ahí es donde entran en juego los hábitos, las estrategias que te ayudan a proteger esos momentos y esas formas en las que eres más eficiente.

Un hábito es una elección que hacemos de forma deliberada y que a partir de un momento concreto dejamos de pensar en ella, aunque continuemos haciéndola a diario. Un hábito te permite dedicar energía mental a otras tareas.

La ciencia insiste precisamente en la importancia de proteger los momentos en los que somos más productivos. Si tu objetivo es ser más productivo, la ciencia te recomienda que dividas tu jornada en periodos de tiempo cortos (50 minutos), estructurados en proyectos independientes, y que durante ese tiempo únicamente te dediques a un solo proyecto. ¿Sabías, por ejemplo, que si dejamos una tarea principal para atender el buzón de entrada de nuestro correo electrónico, luego tardamos 15 minutos en volver a concentrarnos?

Procastinación estructurada

A la hora de crear hábitos va a influir cómo mides, cómo evalúas la eficiencia. Porque te orientas en función de lo que eres capaz de medir. ¿Cómo mides tu efectividad: por el número de reuniones? ¿Por los resultados de tus principales indicadores de negocio (KPIs)? ¿Por el número de decisiones que tomas a lo largo del día...? Es importante cómo mides porque hay tareas que son trabajo y otras que no lo son. Porque tenemos que hacer frente a lo que los científicos denominan como procrastinación estructurada: creer que hacemos algo cuando no estamos haciendo nada: borrar correos electrónicos, reordenar listas de cosas-por-hacer, reuniones que no son necesarias...

A principios de los años 90, Mihály Csíkszentmihályi, un psicólogo de renombre se puso a investigar la productividad en el trabajo en el entorno laboral para una importante universidad estadounidense. Se le ocurrió preguntar a 250 mentes creativas con responsabilidades en el mundo de la empresa qué les hacía eficientes. Este psicólogo se dirigió al gurú del management Peter Drucker. ¿Sabes qué respondió? “Uno de los secretos de la productividad es tener cerca una gran papelera que se ocupe de invitaciones-quita-tiempos como la suya”, le respondió.

Los hábitos de trabajo de los emprendedores más mediáticos

Larry Page, CEO de Google, envió un, ahora clásico, correo electrónico a todos los empleados en el que defendía que “ninguna decisión que tome la compañía debería esperar a mantener una reunión para adoptarla”. “Y si hay que reunirse para tomar una decisión, entonces hay que montar esa reunión cuánto antes”, apuntaba también. Para cada reunión se designa a un decisor, y si no se asigna, no hay reunión. Ah, y, además, a cada reunión sólo puede asistir un máximo de 10 personas. Primero fue un hábito y luego se convirtió en rutina (término que se utiliza para denominar a los hábitos en una organización).

En Amazon, Jeff Bezos, antes de las reuniones con su equipo A de directivos, obliga a que todo el mundo ponga por escrito lo que va a plantear en la reunión, y cuando llegan todos a la reunión y se sientan, leen lo que todo el mundo tiene que decir.

El CEO de Nike, Mark Parker, lleva una libreta. El lado izquierdo lo dedica a temas de desarrollo de negocio, a operaciones, y el lado derecho a ideas creativas. En cada pliego va un mismo tema, pero tratado desde esos dos puntos de vista. Asegura que trabaja así el lado izquierdo y derecho del cerebro.

Caterina Fake, fundadora de Flickr y Hunch, prepara siempre un guión para las reuniones que distribuye entre su equipo junto a un vaso de agua que todos deben beber. Las reuniones se mantienen de pie. Cuando una persona tiene que ir al baño, se acaba la reunión... Bueno, vale, a lo mejor no te cuadran todos los hábitos.

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