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地頭の良い人は「簡潔な説明」が上手すぎる 今すぐ真似できる「3つのポイント」とは?

東洋経済オンライン のロゴ 東洋経済オンライン 2017/08/10 細谷 功
一度、自分のプレゼンを振り返ってみるのもいいかもしれません(画像:『まんがでわかる 地頭力を鍛える』より転載。作画:汐田まくら) © 東洋経済オンライン 一度、自分のプレゼンを振り返ってみるのもいいかもしれません(画像:『まんがでわかる 地頭力を鍛える』より転載。作画:汐田まくら)

 きちんと説明しようとするあまり、話が長くなる。話しながら、今自分はどこを説明しているのか、どこに向かっているのかわからなくなる。完璧な説明をしようとして、「あれ、こんなつもりじゃなかったんだけど」という状況に陥ったことはないでしょうか。

 ビジネスの場面では、説明上手なだけで、「アタマがいい人」「仕事ができる人」という印象を持ってもらえます。読めば、誰でも簡単にアタマがよくなる! シリーズ累計25万部突破の『まんがでわかる 地頭力を鍛える』の著書が、誰でもできる、アタマのいい人の説明の仕方を指南します。

ビジネスで「何が言いたいの?」は危険水域ワード

 ビジネスの場面では、「簡潔に説明すること」が求められます。しかし現実には、説明を聞きながら「結局何が言いたいの?」と思ってしまったり、話が長く、途中で会話を遮りたくなったりしたことはないでしょうか。

 上記のような、「だらだら話す人」には、次のような特徴が挙げられます。

 ①結論がなく、自分視点

 ②話がいつ終わるかわからない

 ③話が時系列で、制限時間にかかわらず同じペースで話す

 では「ひと言で言える人」になるにはどうすればいいのか。短時間で要領よく説明するためのポイントをまとめてみます。

 要点① 「相手にどうしてほしいのか」の視点を持つ

 1つ目の重要なキーワードは、「相手の視点から」考えるということです。コミュニケーションの結論は、「相手にどうしてほしいのか?」につきるでしょう。

 製品やその企画のアピールのためのプレゼンテーションに関しても、「結論がない」話は、「いかにその企画や製品がいいか?」をアピールすることに終始してしまいます。

 おいしい食べ物のプレゼンテーションをするにしても、グルメの人とダイエット中の人とではアピールポイントが違うし、その商品の活用方法も違ってきます。ところが提供者視点での話だと、誰に対しても均一に「おいしさ」をアピールするだけで、「だから何なのか?」と思われてしまう可能性が高くなります。

 同様に、たとえば自社の紹介をするにしても「売り上げは◯億円です」とか「世界何カ国に展開しています」という話をしても、「それが相手にどういう意味があるのか?」の視点が欠けていると、何の意味もないのです。

 最終的にその話の結果、どうなってほしいのか(商品を買ってほしい、予算をつけてほしい、関係者を紹介してほしい)の視点を必ず持つことです。

はじめに全体像を示す

 要点② メモを取る準備をしたくなる、魔法の言葉を用意する

 コンサルタントがよく使う手法に「ポイントは3つあります」とはじめに言ってしまうことがあります。この手法で特に強調したいのが「全体から」という側面です。

 皆さんは「ポイントは3つあります」という説明をされると、何か「メモの準備をしなきゃ」という感覚を持たないでしょうか。

 この言葉は相手に対して、頭の中に「3つ箱を用意してくださいね」というメッセージを暗に含んでいます。要ははじめに全体像を示してしまうという位置づけなのです。

 これに対して、いきなり「1つ目は」「次の項目は」という説明を順番にされたら、受け手はどう思うでしょうか。おそらく途中から「この話はどこまで続くのか」という不安にとらわれるのではないでしょうか。「だらだら感」の原因の1つがこれです。

 「3つと宣言する」ことの効果は、全体像を発信者と受信者の間で共有してしまうことにあります。はじめに全体像を示さないと、話し手と聞き手との間に認識のギャップがある状態のままで話が続くことになるのです。

 全体から考えるために「ポイントは3つです」というのは、まずは共通の地図(の外枠)を共有してしまうことを意味しています。

 要点③ どんな複雑な話も、「たった30秒」にまとめる

 さらに、結論や全体像を表現するにしても、「要するに何なのか?」をシンプルに考えておくことが重要です。

 そこでトレーニングとして有効なのが、エレベーターテストやエレベーターピッチと呼ばれている、「突然出会った人に30秒で説明する」シミュレーションです。「エレベーター~」の語源は、エレベーターホールで多忙な重要関係者に出会ったときにインパクトのある話をエレベーターに一緒に乗って降りる間の「30秒間で」説明するというものです。

 そのためには思考回路を少し変える必要があります。短時間で要点をまとめられない典型的な思考回路は、「時系列で順番に」具体的な事象のみを説明してしまうことです。

 「要するに」を考えるためのコツとして「①まず一言で」「②さらに『3つ』に」「③具体例を絞って」「④相手にどうしてほしいか?」といった手順を意識することで、「30秒で」要領よく説明できるようになっていきます。普段から意識することでうまくなっていきます。

一瞬で状況を共有する秘訣は「点数化」

 「まず一言で」が苦手な方向けにコツをお話しすると、プロジェクト進捗のような状況では、「80点」とか「30点」といった形で「点数」で表現してしまうのが、一瞬で状況を共有する秘訣です。

 そこで、次にどこが「合格」でどこが「不合格」なのかを3つのポイントで説明するという流れを取れば、自然にわかりやすい流れになっていくでしょう。

 エレベーターテストでは、「突然」会ったときに、それをする、というのもポイントです。そのため、プレゼンテーションの場があろうがなかろうが、「つねにそのように考えておく」ことが必要になるのです。

 上記のことを心に留めていただけば、「だらだら話す人」とは無縁の、「ひと言でわかりやすい説明ができる」ビジネスパーソンに近づけることでしょう。

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