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「気づいたらPTAに加入していた」が変わる日 5月 「個人情報保護法」改正で激震?

東洋経済オンライン のロゴ 東洋経済オンライン 2017/02/19 大塚 玲子
 

  いつの間にかPTA会員、という状況は変わるかもしれません(写真:Graphs / PIXTA) © 東洋経済オンライン いつの間にかPTA会員、という状況は変わるかもしれません(写真:Graphs / PIXTA)

「有無を言わさずやらされる」「無駄な仕事が多い」など、いろいろと不評を買っているPTA活動ですが、今年の春、その根幹を揺るがす変化が起きそうです。

 それが、PTAへの「個人情報保護法」の適用です。

 これまでは、保有する個人データ数が5000以下の事業者は適用除外とされてきたのですが、今年の5月30日から施行される「改正個人情報保護法」では、この適用除外がなくなります。そのためPTAを含め、同窓会や自治会、中小企業や店舗等々、あらゆる団体・事業者が、個人情報保護法の適用を受けることになるのです。

 では、それでPTAがどう影響を受けるのか? ずばり「保護者全員がいつの間にかPTA会員」という現状が、大きく変わりそうなのです。

 まずは、現状のPTAがどんなふうに成り立っているかを説明しましょう。

なぜ入会申し込みをしていないのに会員になるのか

 家電量販店でもNPOでも、世の中にある一般的な団体・事業者は大抵、入会申し込みを受ける際に、その人の名前や連絡先などの個人データを得て、それで会員名簿をつくっています。

 ですから、入った覚えのない団体の会員になるようなことは、普通は起こりません。

 ところがPTAでは、入会申し込みをしていない保護者が、子どもの入学と同時に、自動的に会員として扱われることがよくあります。

 しかし、加入の意思を聞かれないため、学校とPTAが別の団体であることを知らない人や、PTAを絶対に入らねばならない団体だと思っている人も、いまだに少なくありません。

 そのため、さまざまな事情で活動が難しい人たちが、加入を強いられていることもあります。

 なぜ入会申し込みがないのにPTAは会員(名簿)を獲得できるのかというと、「学校の名簿が、PTA会員名簿として流用されているから」です。

 このことは実は、現時点でも問題です。

 「個人情報保護法」は平成17年から施行されており、このなかには「個人情報取扱事業者は、基本的に、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない」という規定があります(第23条)。

 ただし1点、ちょっとややこしいのですが、公立の小・中学校は「個人情報保護法」の適用対象ではありません。公立の学校は、各自治体で定める個人情報保護「条例」(法律とほぼ同内容)の対象となっています。

 ですから、公立の学校がPTAに名簿を渡すことは、個人情報保護「法」に違反するわけではないのですが、各自治体の個人情報保護「条例」に違反する、ということになります。

 しかし、残念ながら多くの学校は、条例違反の状況をいまだに改めていません。保護者などから、学校や教育委員会に対して問題指摘があった場合には名簿の提供を取りやめるものの、指摘がないかぎり、名簿の提供が続けられていることがほとんどです。

 なぜ学校はやり方を改めないのでしょうか。理由はそれぞれでしょうが、今のままのほうが、何か都合がいいこともあるのかもしれません。

 とはいえ、条例に違反したままでいいものではないでしょう。

実際、さまざまな事情のある人が、ほかの保護者たちの前で「役員をできない理由」を言わされるような事態が起きているのは、学校やPTAで個人情報が適切に取り扱われていないためなのです。どんなにPTAが素晴らしく有意義なものであっても、この状況を正当化することはできないはずです。

個人情報は“適正な手段で取得”するように

 しかし、改正個人情報保護法が施行されると、こういった状況も、さすがに改めざるをえなくなるでしょう。

 個人情報保護委員会事務局に取材をお願いしたところ、総務課の齊藤圭太さんが説明してくれました。

 「5月30日以降は、個人情報データベースなどを事業に使う場合(≒名簿などを扱う場合)、PTAに限らず、すべての団体や企業が“個人情報取扱事業者としての義務”を負うことになります。

 その“義務”とは、『個人情報を取得するときには目的を特定する』『その目的を本人に通知、または公表する』『適正な手段で取得する』などといったことです」

 つまり5月30日以降、PTAが名簿をつくる=保護者の個人情報を入手するときには、「目的を特定し、その目的を保護者にお知らせしたうえで、適正に取得すればOKとなる」、というわけです。

 これまでのように、学校が保護者の許可を得ずにPTAに提供した名簿を使うことは「適正な取得」とはいえません(17条1項)。名簿を自分たちで作る=「入会届」を配って、個人情報を集めるのがよいでしょう。

 では、具体的にどんなふうに個人情報を集めればいいのかというと、難しいことはありません。「入会届」を配る際に、以下の2点に従えばいいのです(参考「会員名簿を作るときの注意事項」)。

 1 利用目的を特定する
→ 「PTA会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員に対して配布するため」と、利用目的を特定する

 2 利用目的を本人に通知、公表する
→ 個人情報を集める際に配布する用紙(PTA入会申込書、あるいは一緒に配布する説明の紙)に、1で特定した利用目的を記載する

 やるべきことは、以上です。

 要は、保護者に個人情報を集める理由(目的)を伝え、同意を取ったうえで情報を集め、その情報を使えばいいのです。

 ご参考までに、筆者が作成した入会届けのサンプルを、こちらに掲載します。

「個人情報の提供」と「入会」はまったく別の話

 なお、もし「名簿をつくること」だけが目的ならば、「学校が保護者から個人情報を集める際に、あらかじめPTAに提供することの同意を得て、そのうえでPTAに提供する」という方法も考えられます。

 これなら受け取るPTAの側も“不正な取得”にはあたらず、個人情報保護法上の問題はクリアできます。

 しかし、「PTAに個人情報を提供する」ということと、「PTAに入会する」というのは、本来まったく別の話です。入会意思を確認しないまま、「個人情報の提供への同意=入会」とみなすのは無理があります。

 たとえば、見学に行った塾で、保護者が名前と連絡先を書いてきたとします。それでもし、「あなたは会員ですから、月謝を払ってください」と言われたらどうでしょうか? 当然、とんでもないと思うでしょう。

 また、学校が配る手紙に「PTAへの情報提供」のことが書かれていたら、「PTA=学校の一部(必ず同意しなければいけない)」と誤解する人が今よりもさらに増えかねません。誤解に基づいたまま同意を得るのは問題があり、契約無効となる可能性もあります。

 ですから、もしこれをやるのであれば、PTAは学校とは別の団体であることがはっきりわかるようにすること(情報提供の同意書は、単体の紙で配ること)や、PTAへの入会意思は別途あらためて確認することが必要でしょう。

 となれば、最初から「入会届」を配るほうが、簡単かと思います。

 学校規模が大きい場合など、役員さんが個人情報を1人分ずつ打ち込んで名簿をつくるのは面倒だ、ということもあるかもしれません。

 そういうときには、たとえばですが、可能な人にはWeb上で入会申し込み&連絡先等の入力をしてもらってはどうでしょうか。

 やり方はこんな感じです。

 1. 無料でアンケートをつくれるサービスを利用して(Googleフォームなどいろいろあります)、名前・子どもの学年クラス・兄弟姉妹・連絡先などを入力するフォームを用意しておく。

 2. 入力フォームのURLを、QRコードに変換する(これもいろいろな方法があります。たとえばこちら→「URLを入れるだけ! QRコードを作成する最速の方法」)。

 3. 「入会届」のどこかに、保存したQRコードの画像を入れ、「可能な方は、このサイトから連絡先を入力してください」などと添えて、プリント&配布する。

 このようにすれば、ある程度の人は自分で入力してくれるでしょう。苦手な人には紙で提出してもらい、役員さんが入力するというのでも、そこそこ手間は省けるはずです。

 これは筆者が考えた一例ですが、ほかにも方法はあると思います。うまいやり方を思いついた方は、ぜひお知らせいただけるとありがたいです。

学校の個人情報取り扱い問題は別の窓口へ

 なお5月30日以降には、もしPTAが個人情報保護法の義務に違反していた場合、個人情報保護委員会からPTAに対して指導や命令・勧告を出せるようになるのですが(万一、従わなかった場合には罰則もありえます)、公立の小中学校に対しては、委員会から指導を行うことはできません。

 先ほども説明したように、公立の学校は「条例」の対象であり、個人情報保護「法」の対象ではないからです。

 ですからもし、学校側の個人情報の取り扱いをただしてほしいと思う方は、現時点でも、5月30日以降でも、自治体の個人情報保護条例に関する窓口か、学校、教育委員会に連絡をしてください。

 また念のため、繰り返しになりますが、改正法が施行されるのは5月30日です。ですから今度の新学期はまだ、今までどおりのやり方でもPTA側に法律上の義務違反が生じることはないのですが、とはいえ、個人情報を正しく取り扱うことは、やはり大切なことです。

 役員さんたちにしてみたら面倒なことかもしれませんが、どのみち来年の新学期までにはやり方を改めておく必要があります。ちょっと早めに、今年の春から正しい個人情報の取り扱いに着手しておくと、安心ではないでしょうか。

 かねてよりPTAの強制加入の問題を指摘してきた憲法学者の木村草太さんからは、このような原稿を寄せていただきました。

 これまでも、学校がPTAに保護者らの同意を得ることなしに個人情報を提供することは、個人情報保護条例に違反する行為でしたし、個々の保護者のプライバシー権を侵害する不法行為でした。今後、「PTAに個人情報保護法が適用される」ことの意味は、不正に情報提供を受けたり、その情報を利用したりするPTAの行為が法律違反であることが明確になったということです。

 では、適法な情報提供・情報利用とはどういうことでしょうか。ごく簡単に言えば、情報の主体である保護者に対して、「○○の情報を教えてください。集めた情報は、△△の目的に必要な限りで利用します」と伝えたうえで、同意を得てから情報提供を受け、また、情報を利用しなければならないということです。

 PTAは、本人の同意なしに、保護者の個人情報を集めることはできなくなります(個人情報保護法17条)。たとえば、学校がPTAへの情報提供について保護者の同意を得ていない限り、学校から児童・生徒(およびその保護者)の名簿等を受け取ることは許されません。

 また、学校の連絡網等としてクラスメート(およびその保護者)の名前や連絡先を知っていたとしても、それをPTA活動のために利用することは許されません(同法16条1項)。たとえば、PTAに参加する意思を示していない人の家にいきなり電話をかけて、役員やボランティア活動をお願いすることは許されません。

 これらの義務に違反した場合には、個人情報保護委員会が違反行為の中止などを命じることができます(同法42条)。それでも止めない場合には刑罰が科されることになります(同法84条)。

 PTAの役員の皆さんは、自分たちの身を守る意味でも、一度、個人情報保護法、特に15条から19条を読んでみることをお勧めします。

 【参考】個人情報保護法

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