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会議で意見が通る人の特徴は、「話す順番」にあった。

TABI LABO のロゴ TABI LABO 2018/01/09 14:00 TABI LABO
© 提供元:http://tabi-labo.com/285373/logical-3

ディレクターとしてNHKに入局後、フリーランスの放送作家として活躍している富樫佳織さんは、著書『やわらかロジカルな話し方』(クロスメディア・パブリッシング)で、「会議で使えるトーク術」をまとめています。

ここでは、相手に納得してもらう話し方は【テーマ】【結論】【数字】【状況】【気持ち】5つのブロックで構成されているという考えのもと、会議で言いたいことを「的確に伝える方法」を紹介します。

発言しづらい場面の

第一声は【気持ち】から入る

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皆さんの中でも、会議で「発言しづらい……」と感じる人も多いでしょう。それは「議題の意図とずれていたらどうしよう」という不安からくるものと考えられます。

ところが、発言の上手な人を観察していると、流れを止めるどころか自分の前に話した人の意見を巻き込んで、アイディアをふくらませていく力を持っています。

この場合、自分だけの主張ではないので「流れを止めるリスク」、「議題の意図から外れるリスク」が軽減されます。では、どうしたらうまく流れに乗って発言できるのでしょうか。

前の発言者の提案を取り込んで自分の意見を言う人は、第一声に気持ちブロックを利用しています。

ある会議を例にしてみましょう。

《例》

・高校生向けの新しいキャンペーンのアイディアを出し合っている状況。

・ここまで、「20歳前後の人気タレントを起用したブログ広告でアピールする」などの意見が出ている。

・発言者の意見に統一性がなく、このままだとまとまらない恐れがある。

【気持ち】

「ここまで聞いていて、すごく面白いと思いました」

【状況】

「みなさんの意見を聞いていると、キャンペーンの主役として注目される人物が誰なのかを重要視していると思います。だとしたら、競合他社がお菓子に起用しない人で、インパクトのある方はどうでしょうか。たとえばスポーツ選手です」

【結論】

「スポーツ選手は食事に気をつけているイメージがあるので、安心感を与えられると思います。その上、意外性が高く記憶に残りやすいのではないでしょうか」

《総評》

まずは、自分より前に発言した人の意見に対して「とても面白いと思います」とポジティブな気持ちを表します。実際に会議を盛り上げる方の発言を聞いていると、必ずそれまでに出ていた意見を肯定してから本題に入っているのです。

続いて状況です。ここでは、皆が何をポイントにしていたのかをまとめます。会議では「誰がお菓子をアピールすると商品がよく見えるか」がポイントになっていたので、バラバラの意見を出し続けるのではなく「より商品をアピールできるのは誰か……に絞ったアイディア出しをしましょう」と結論を提案するのです。

会議では「発言すること」以上に、人の話を「聴く」ことが重要です。なぜなら、会議での発言、特にアイディアを出すような場合は、様々な意見が出て散漫になりがちです。ですから、人の意見を聞いてそれにかぶせることで、話の的を絞ることができます。前に発言した人の意見を発展させるので、突拍子もないことを言って外すことがありません。

反論が必要なときは

【気持ち】と【数字】

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会議では、進行している議題に反論しなければならないこともあります。ただでさえ大勢の前で話すのは気まずいのに、反対意見を切り出すのは至難の技。

それでも反論を唱える時は、気持ち数字に気をつけて発言してください。そして、意見を言った上で、「結論は出席者の議論にゆだねる」ことが大切です。

《例》

・会議で機能性食品の新製品キャンペーン実施について話が盛り上がっている状況。

・場所は新しくできたショッピングモール。

・華やかな場所なので、最近人気の若い女性タレントをゲストに招くことになっている。

・日頃から健康にどのように気をつかっているかを話してもらう。

タレントは最近よく雑誌やSNSに登場していて、その人が来てくれたらキャンペーンが盛り上がること間違いなし。出席者一同で「ゲストに呼びたい」と意見が一致していますが、あなただけはそう思っていません。なぜなら、そのタレントさんの出演者は今回のキャンペーン予算をかなりオーバーしているからです。

盛り上がっている話に水を差したと思われないように、まず気持ちブロックを大切にします。

【気持ち】

「話が盛り上がっているところを、ちょっと言いづらいのですが」

【テーマ】

「キャンペーンのゲスト案についてご相談です」

【数字】

「手元にある資料でタレントさんの出演料を確認したのですが、今回の予算の2倍で、予算オーバーしてしまうランクの方です」

【結論】

「キャンペーン効果を想定した上で予算を増額するか、もしくは予算の中で実現可能な方にお願いするか、どちらかを考えたいのですが」

【気持ち】

「これだけ盛り上がっているので、そのタレントさんが来てくれたらキャンペーンは話題になりそうだなぁ、と私も思います」

大切なのは最後の気持ちブロックで、会議に出た案を肯定すること。

こうした場合の結論は、イエス、ノーではなく、話し合われている議案を「実現できる具体的な提案」にすることが重要です。

自分で「どちらが良いか」と言う必要はありません。参加者が再び議論ができるように複数の条件を提示するのです。「反対意見を述べる」のではなく、「新しい議題を提案する」気持ちで話せば、相手にはやわらかく伝わります。

会議の内容をまとめて話すには

【数字】で補強してからの【結論】

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会議が好きだという人は少ないのではないでしょうか。

理由は複数あると思います。そのひとつに「何も決まらないのに時間だけかかる」という意見があるでしょう。なぜ「何も決まらないまま終わる」のか……。それは、参加者があまりに多様な意見を出してしまうため、テーマ自体が「見えなくなる」、「どうやってまとめて良いのか分からなくなる」ということが原因です。

意見がバラバラになる例として、上述した《水を差す意見を言わざるをえない時》のお菓子キャンペーンの例を発展させてみましょう。

ここまで新しいキャンペーンのアイディアとして、多様な意見が出ているとします。

《これまで出た意見》

・「大学生に人気のインフルエンサーやブロガーの投稿を広告にする」

・「有名な料理研究家にお菓子を使ったレシピを考案してもらい、料理教室で展開」

・「テレビ番組の企画に売り込む」

ここまで発言された参加者の意見をきちんとまとめた上で、自分の意見を話します。

【テーマ】

「ここまでの発言を聞いていると、新しいキャンペーンの意見は3つに分けられると思います。1つ目はブログやインスタなどのネット、2つ目は料理教室や学校、ショッピングビルなどターゲットユーザーが集まる場所を中心にするもの、3つ目はテレビ番組などのマスメディアです」

【数字】

「なかでも新しい場所をキャンペーンの中心にしようという賛成意見が3つの中で一番多いようです」

【結論】

「ここからはアイディアを場所に絞って考えてみてはどうでしょうか。たとえば、料理教室、ショッピングビル、学校の他に、スポーツの試合が行われるスタジアムとか、花火大会のようなイベントもあると思います」

【気持ち】

「みなさんの意見をまとめただけで申し訳ありません。全部に良いところがあるので、より良い意見に集中したほうが良いと思います」

会議をまとめるためのポイントは、テーマブロックであなたがまとめた内容を、他の参加者たちが納得できるかどうかです。

そのために数字ブロックをテーマのすぐ後に置いて補強します。このテーマ数字から出てきた客観的な結論に、参加者が賛同してくれたら成功です。

最後に気持ちブロックで、他に意見を出してくれた方へのポジティブな意見を述べましょう。まずはまとめて、その後に結論を出す順番を守ってください。

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『やわらかロジカルな話し方』 著:富樫佳織(クロスメディア・パブリッシング)

「会議で自分の意見が通らない」、「仕事で上司とソリが合わない」などと悩んでいる人に仕事で使える「ロジカルな話し方」を提唱する本書。放送作家の著者が、【テーマ】、【結論】、【数字】、【状況】、【気持ち】の5つのブロックを使って「相手に伝わる話し方」を分かりやすく解説します。

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