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大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」

withnews のロゴ withnews 2018/01/11 07:00 withnews

生活経済の専門家に尋ねる

 常に余裕をもって仕事ができている人って素敵ですよね。でも現実は、想定外の出来事が起こってるときに限ってトラブル発生…などとなかなか一筋縄ではいかない状況を日々乗り切っている人の方が圧倒的に多いと思います。状況によって差はあれど、余裕がない時に話かけられた場合の「大人の対応」について生活経済ジャーナリストの柏木理佳さんに聞きました。

大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」 (C)BNEI © withnews 大丈夫「じゃない」時こそ大人の対応 気をつけたい「3つのこと」 (C)BNEI

まずは「大丈夫じゃない」ことをしっかりと伝える

 余裕を持って対応できる状況ではないことを、まずはしっかりと伝えることが大切です。中途半端に対応してしまうと、十分な対応ができない上に、相手からすると片手間での対応のように映ってしまい、印象も悪くなってしまいがちです。

 伝える際は、忙しい状況を視覚化するとよりスムーズではないかと思います。例えば、todoリストを見せながら説明する。リストにすごい量の記載があって、今日中にやらないといけないことが重なっている状況を知ると、話しかけた側も状況を考慮して、タイミングを変更するなどの対応をするのではないでしょうか。

代替案の提案ができるとスムーズ

 ただ、単純に忙しいことだけを伝えて断ると、次から話しかけにくい印象を持たれてしまうおそれがあるので、その後の仕事がやりにくくなってしまうことが懸念されます。

 そこで、代替案を提案することは、一つの有効な手段です。状況によって内容は変わってくるかと思いますが、要件をメールでもらえるよう依頼したり、具体的に話ができる時間の提案を行ったりするといいです。

 その時は、緊急度の確認だけでもその場でできるといいかもしれません。自分のtodoの緊急度と相手のtodoの緊急度をオープンにして状況判断をすることで、大きなリスクを避けることができると思います。

話かける側も意識できること

 別の視点になりますが、話かける側としても自分が話したい内容のメモを用意しておくといいかもしれません。もし話ができなかったとしても、メモを渡すことで要件だけは伝えることができるので次に話す時がスムーズです。過去に会ったデキる秘書の人はこの方法を実践していました。備忘録にもなるので行き違いのようなことも発生しにくくなると思います。

 まとめると気を付けたいポイントとしては3点です。

 ・忙しいことを、できれば視覚化して伝える(todoリストを見せる等)

 ・代替案の提案を行う(メールで要件をもらう等)

 ・緊急度だけはその場で確認する

 お互いに良いコンディションで仕事を続けることで良い結果につなげていきたいですね。

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