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スマホで「名刺入れパンパン」状態から脱する方法

ITmedia Mobile のロゴ ITmedia Mobile 2017/08/27
スマホで「名刺入れパンパン」状態から脱する方法: 名刺管理は、後回しにしているうちに大変なことになってしまいます © ITmedia Mobile 提供 名刺管理は、後回しにしているうちに大変なことになってしまいます

 仕事上、欠かせないのが名刺交換。「○○と申します。よろしくお願いします」と初対面なら名刺交換から全てが始まるといっても過言ではありません。でも交換するだけして、その後の管理に悩んでいる人は多いはず。特に1度に大勢と交換すると、誰か分からなくなって困るうえに、アドレス帳への登録も大変なのでついつい後回しにしてしまいがちです。

 気が付けば未整理の名刺で名刺入れがパンパンになっていませんか。交換した名刺を机の引き出しの中にため込んでいませんか。大事な名刺だけでもと分けていたつもりが、いつの間にかその束は崩れ、何年も前に交換した名刺と先日交換したばかりの名刺がごちゃまぜに。結果、誰の名刺がどこにあるのかが分からなくなり、探すのに何分も時間を費やす、またはいくら探しても見つからない……。ありがちですね。

 そんな悩みはスマートフォンの名刺管理アプリで解決します。今回は代表的な2つのアプリに触れながら、そのメリットをご紹介しましょう。

 昔はOCR機能が弱く、文字化けや間違った項目に入力されるなどの問題もあった名刺読み取りアプリ。しかし今はOCRの性能が格段に上がり、無料でも安心して使えるようになっています。スマホのカメラで撮影していくだけで、どんどん読み取れるため、手入力の手間はほぼなくなったといっていいでしょう。しかも、ただ読み取るだけでなく、プラスαのメリットがあるのが今どきの名刺管理アプリの特徴です。

●名刺のスピーディな取り込みに特化した「CAMCARD Lite」

 名刺の読み取り、交換、管理、共有と、必要な機能が全て無料で使えるにもかかわらず、読み取る名刺の枚数に制限がないアプリが「CAMCARD Lite」です。読み取りスピードと認識精度の高さに定評があり、世界で1億人以上のビジネスパーソンが愛用しているといいます。

 名刺の読み取り可能な言語は、英語、日本語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語、ハンガリー語、イタリア語、スウェーデン語、デンマーク語、オランダ語、フィンランド語、ノルウェー語、ロシア語、中国語(繁体字・簡体字)、韓国語の16カ国です。

 利用するにはアカウントの登録が必要ですが、そのぶん取り込んだ名刺データはクラウド上に保存されるため、スマホのアプリだけでなくPCからも使えます。

 読み取った情報は、端末内のアドレス帳やGmailの連絡先などにも登録できるので、とても実用的です。

 もし読み取った名刺の持ち主もユーザーなら、相手が自分の連絡先を更新したら、すぐにその最新情報は自分のデータにも反映されます。友達申請などの手続きは一切ない状態でも連絡先が常に最新に保たれるので、分からなくなることがありません。

 また、ユーザー同士ならアプリを使って対面で電子名刺の交換ができるので、紙の名刺が不要になります。ユーザー同士で使えるメッセージ機能も備えるので、連絡先を交換した直後からスムーズに連絡ができます。

●オンライン上で名刺交換でき、人脈作りにも活用できる「Eight」

 機械的に読み取るのではなく、人力でその精度を高めているのが名刺管理サービス「Eight」です。人力といっても、誰かが1枚の名刺をじっと見ながら入力しているわけではありません。誰の何かは分からないレベルまで断片化されたワードをチェックしているため、プライバシーは守られています。無料の場合はテキスト化までしばらく時間がかかることもありますが、そのぶん精度は極めて高く、現在100万人が利用しているといいます。

 取り込まれた名刺は写真とともに一覧化され、アプリだけでなくPCからも、いつでも必要なときに見られます。有料版では、名刺データのダウンロード、優先してデータを入力、全項目を必ずデータ入力、電話帳との連携、PC用Eight scan β版の利用ができるようになります。

 Eightの特徴は人力による読み取りだけではありません。サービスそのものにSNS機能が備わっているので、人脈形成に活用できる点も大きな特徴です。

 名刺の相手もEightを利用しているときは、Eight内で「つながる」ことにより、お互いの連絡先情報を常に最新の状態に保てるのはいうまでもありません。それだけでなく、プロフィールページが用意されるので、プロフィールにキャリアサマリーを入力することで、これまでの経歴もアピールできます。

 また、名刺を介してつながると相手の投稿が見えるようになり、メッセージの交換もできるなど、Facebookのような使い方ができます。しかしサービスの特性上ビジネスに特化した投稿が中心なので、プライベートな話はほとんど見られません。おかげで連絡先以上のニュースや活動情報が得られるようになります。プロフィールをWeb上に公開すればオンライン名刺として使えますし、ユーザーを検索することで、直接会う前にEight上で名刺交換することもできます。

 相手が写真を公開している場合は、「顔と名前が確認できる」というのも大きなポイント。顔と名前がなかなか一致しない、覚えるのが苦手という方にはとても重宝するでしょう。

 このようにオンライン上のコミュニケーションも促進させる要素があるのがEightです。

●連絡先にまつわる「それはちょっと」という体験が減らせる

 アプリを使ってしっかり名刺管理すると、物理的に名刺の束を整理できて便利なのですが、人とのコミュニケーションが重要なことは変わりません。

 例えば、名刺管理に関してちょっと切ない気持ちになるのは、名刺を渡した後日に再び連絡先を聞かれるケースです。誰かに連絡先を伝えたい、荷物を送りたい、そんなときメッセージングアプリなどを通じて、気軽に「連絡先を教えてください」と言われます。「ん? 前に名刺渡しましたよね?」と思う瞬間です。

 名刺をなくしたわけではなく、念のため確認したいという気持ちや、相手が書いてくれたものをコピー&ペーストすれば確実という利便性からつい聞いてしまいがち。でも、聞かれた側はちょっと残念な気持ちになるはずです。

 確認するにしても、「連絡先はこちらでよろしいですか」と添えた方がスマート。万が一違う場合は、こちらは最新の情報にアップデートできますし、相手も連絡ミスや名刺管理アプリの更新漏れに気付けます。確認される側も大事にされている感じがするでしょう。

 名刺のデータ化にスマホアプリを活用すると、このようなちょっとした残念な体験を減らせるだけでなく、しっかりした人という印象を与えられるはずです。

 自分のニーズに合った名刺管理アプリで、スマートなコミュニケーションを心掛けてみてはかがでしょうか。

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