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人間関係を制するものは営業を制す――リコーが説く“名刺デジタル管理”3つのメリット

ITmedia NEWS のロゴ ITmedia NEWS 2014/06/10 ITMedia

 社会環境やライフスタイルが大きく変わり始めている昨今、“働き方を変えていこう”という気運が高まっている。中でもとりわけ関心が高いのが「時間や場所に縛られず、効率よく仕事ができる環境を作る」こと。これは会社と社員の双方が注目しているテーマだ。

 こうした「ワークスタイルの変革」を社内で実践し、そこから得られたノウハウを顧客に提供してるのがOA機器販売大手のリコージャパンだ。同社のMA事業本部はその一環として、名刺のデジタル化と社内共有に積極的に取り組んでいる。

 「名刺管理のデジタル化は、営業担当者の利便性を高めるだけでなく、会社全体の利益拡大につながる潜在的な可能性を秘めている」――こう話すのは、リコージャパンでMA事業本部プロセス革新部営業革新グループマネージャーを務める長島義弘氏だ。

 同事業本部のワークスタイル変革において「名刺管理のデジタル化」はどのような意味を持っているのか。また、どんなメリットを生んでいるのかについて、同氏に話を聞いた。

●執務スペースの削減で「名刺管理」が課題に

 MA事業本部が、ワークスタイル変革への取り組みを本格的に検討し始めたのは、2011年の東日本大震災がきっかけだったという。地震や津波による直接的な被害が少なかった場所でも、交通機関の麻痺や電力不足といった問題が起き、“こうした状況下で、どのように企業活動を継続していくべきか”という課題が突きつけられた。同部門でも、社員の働き方を変えていく必要性を強く認識したという。

 幅広く「新しい働き方」について検討する中で、特に変革の余地が大きかったのが営業担当者のワークスタイルだ。

 「営業担当者は、企業がお客さまとの関係を作っていく上で重要な役割を担っています。しかし、調べていく中で、その最も重要な活動、つまり顧客と会うための時間が減っていることが分かってきたのです。営業担当者が、質の高い仕事を効率的に進められるよう、MA事業本部では“直行・直帰”を基本にした営業スタイルを推進することになり、そのための環境を整え始めました」(長島氏)

 顧客に会う時間を増やすためには、それ以外の時間、特に営業担当者が自宅と会社、会社と顧客との間を移動する時間を削減したい――。「直行・直帰」を基本とした勤務スタイルは、そのための施策だ。同事業部はさらに、担当者の勤務パターンを調べた上で、当該営業部門の居室スペースを削減。同時に、都内4カ所(東京、渋谷、虎ノ門、品川)にサテライトオフィスを設けて、外出中の担当者がちょっとしたミーティングや作業をする場合に、自由に使えるようにした。

 こうした環境を作ることで、営業担当者はサテライトオフィスを利用しながら効率的な営業活動が可能になり、執務スペースの削減を実現できたわけだが、1つ大きな課題が見えてきた。それは、「名刺をどのように管理していくか」ということだった。

 「執務スペースの削減にともない、個人が利用するロッカーのスペースも少なくなったのですが、そこで浮上したのが、営業担当者それぞれが所有している“紙の名刺”をどう管理したらいいか――という問題でした。営業担当者は大量の名刺を保管しており、ロッカースペースに入り切らないほどの名刺を管理している人も多い。この大量の名刺すべてを大きなファイルケースに入れて常に持ち歩くのは、とても現実的ではありません。そこで改めて、名刺管理のデジタル化に本格的に取り組むことになったのです」(長島氏)

●名刺管理のデジタル化に期待する「3つの効果」

 同事業部では、名刺管理のデジタル化が「営業の生産性を高めるだけでなく、会社全体の利益拡大に貢献する」という仮説を立て、「社内業務の時間短縮」「担当替えなどによる引き継ぎ作業の効率化と顧客接点時間の増加」「特にメジャーアカウント(MA、大手顧客)に対する戦略的な営業活動履歴の管理、活動品質の向上」といった効果を期待した。

 この環境を構築するにあたり、複数の候補の中から最終的に選んだのがSansanが提供する企業向けクラウド名刺管理サービスの「Sansan」だった。

 「リコージャパンでは、特にMA事業本部への営業活動について、企業プロフィールやこれまでの販売実績、案件、担当者の交流履歴などをまとめた“戦略書”を、それぞれの企業について作成しています。Sansanを使うことで、その質をさらに高めることができるだろうという狙いがありました」(長島氏)

 Sansanの試行運用が始まったのは2013年3月のこと。当初は、MA営業を中心とする一部部門の200ID強からスタートした。

 具体的に運用を始めてみて、多くの営業担当者が感じたメリットは「名刺をデータ化するのに面倒な手間がかからない」ことだったという。

 「これまでにも社内で名刺のデジタル化に取り組んだことがあったのですが、その際にはあまりうまくいかなかったのです。最大の理由は、スキャンした名刺データの文字認識精度が今一つだったことです。取り込んだ名刺データが自動でテキスト化されるのは便利なのですが、やはり誤認識も多かったんですね。かなりの頻度で修正することになってしまい、この手間が名刺をデータ化することのハードルを上げていたと思います」(長島氏)

 Sansanは、スキャナで取り込んだ名刺データを担当のオペレーターが目視で確認し、手作業で修正した上で登録する。高い精度の名刺データが得られるため修正する必要がないのがポイントだ。これは、企業が名刺データをデジタル化し、継続的に共有管理していくにあたって、かなり重要な要素だという。

 名刺管理のデジタル化に合わせてMA事業本部では、利用者である営業担当者にアンケートを実施。このアンケートから、定量的な導入効果を測ると同時に、今後の改善点の洗い出しなどを行っている。営業担当者には施策の効果をフィードバックしており、これが利用率の向上につながっているという。

 Sansanには、名刺を登録した企業に関する最新のニュースが配信される仕組みがあり、この機能も営業担当者の間で好評だという。「訪問前の事前調べに便利だと感じている人が多いようです」(同)

 登録した名刺情報を元に作成される“組織ツリー”も好評な機能の1つだ。「組織ツリーを通じて、自分以外に同じ企業に営業をかけている人が誰か、自分が直接担当しているところ以外に自社とのつながりがある部署や人があるか――といったことをかなり正確に把握できるようになりました。これまでも戦略書の作成にあたって、訪問履歴の管理などはやっていたのですが、あくまでも自己申告ベースのものでした。各担当者が名刺をスキャンするだけで、より多くのコンタクト情報が自動的に可視化される仕組みがあることで、蓄積したデータを今後の営業活動の計画・指針を作るのに活用できる可能性が高まっていると思います」(長島氏)

●「チームパフォーマンスの向上」を目指した次の段階へ

 同部門では試行において、約7万5000枚の名刺情報をデジタルデータ化したという。今後は、その活用をさらに進め、個人の利便性だけでなく「チーム」でのメリットを模索する段階へと進めていく計画だ。利用部署も大幅に拡大し、ほぼ営業全部門への導入が決まった。

 「特にMAではお客様側の窓口になってくださる方が長期間変わらないケースも多くあります。例えばSansan上で共有しているデータをうまく使って、同じ社内の新しい人や新しい部署とつながるきっかけを作れないかといったことは考えています。会える人が増えれば、それが売上の拡大にも寄与するのではないか、ということです」(長島氏)

 営業担当部署だけではなく、蓄積したデータを、マーケティングや購買担当など、社内のより広い部署で共有することで、さらに会社にとってメリットがある名刺情報の活用が可能になりそうだ。

●社内実践でベストプラクティスを確立していきたい

 リコージャパンでは、こうした「社内実践」で蓄積したワークスタイル変革のノウハウを、広く顧客に提供している。全国規模で展開している「ViCreA(ヴィクレア)」と呼ばれるライブオフィスは、こうしたリコージャパンの導入事例を紹介するショールームとしての役割も担っている。

 中でもMA事業本部のViCreAでは、サテライトオフィスの取り組みに加え、このSansanの事例も顧客からの関心が高いテーマのひとつだという。長島氏は「社内の担当者がお客様から名刺管理のデジタル化について問い合わせを受けて、急きょ社内の勉強会に参加するといったこともありました。社内外で急速に関心が高まっていることを感じています」と話す。

 「会社での名刺管理の効率化と情報共有というのは昔からあるテーマにもかかわらず、その最適解がなかなか見つかっていないという状況があるのではないかと思います。それが今に至って、ワークスタイルの変革や会社の統廃合に伴う情報管理の最適化といった、より大きな切り口の中で、再び注目を集めているのではないでしょうか。MA事業部としては、こうした取り組みの中でベストプラクティスを作りつつ、それぞれの課題を抱えているお客様に対しても、より実践的なノウハウを提供していきたいと考えています」(長島氏)

[柴田克己,Business Media 誠]

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