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當多工雜務遇上專注需求

Cheers 標誌 Cheers 2017/3/9 文/鄭珮淇、圖片來源/istock
當多工雜務遇上專注需求 © Brian Lockwood 當多工雜務遇上專注需求

你是否每天都活在M&M(meeting & message)的制約下?當多角色、多專案等多工環境(multitasking)成為常態,該如何甩開無頭蒼蠅的瞎忙人生,建立高效上班的良性循環?

時間管理專家張永錫提醒,爆炸亂飛的訊息必須經過有系統的爬梳,但這是需要刻意養成的習慣。作為台灣GTD(Getting Things Done)時間管理系統講師,張永錫建議以5個步驟:捕捉、理清、整理、回顧、執行,來處理大量而零碎的多專案現狀,有策略地提升專注力。

5個步驟,再多M&M也吃得下

Step1 捕捉(capture)

先統整手邊所有待辦事項:email、電話、主管交辦任務、業務開發計畫、腦力激盪點子等等。

Step2 理清(clarify)

分別釐清每件事「可否執行」?若是,能否在2分鐘內完成?例如收到同事email欲確認合作細節,若能馬上完成,就立刻回覆;如需詳加討論,就先列行動清單、稍後行動。

但若此事無法執行,則應做出結論,通知對方,作為結案,或存檔待日後參考。記住,一次只處理一件事。

Step3 整理(organize)

將留待行動的事項分門別類,為每件事規劃出即時、具體且視覺化的「下一步行動方案」;並同步設想「欲達成的目標」,使你方向明確、並腳踏實地朝它邁進。

例如,5月母親節是零售業旺季,希望達成多少業績數字?因此3月就要擬定行銷提案、與供應商洽談合作等等。

【全文未完,完整內容請見《Cheers》198期】

【本文由Cheers雜誌授權報導,未經同意禁止轉載。】

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※更多精彩報導,詳見《Cheers雜誌網站》

※本文由Cheers雜誌授權報導,未經同意禁止轉載。

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