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當滿檔會議遇上速件專案

Cheers 標誌 Cheers 2017/3/9 文/林若寧、圖片來源/istock
當滿檔會議遇上速件專案 © Brian Lockwood 當滿檔會議遇上速件專案

開會是一大時間殺手。漫長、繁瑣又無結論的會議,讓人恨不得奪門而出。尤其當臨時出現緊急專案,更令人坐立難安,寧可馬上衝回座位趕工。

別讓滿檔會議毀了工作效率!當重要會議和「任務最速件」強碰,當下勢必得做出取捨。85度C公關部經理杜岳修分享,無論是大老闆還是小職員,判斷的大原則都一樣:抓大放小。

兩相權衡取其一,先思考大目標

面對緊急狀況,可以從人、事、時等面向切入思考,究竟在組織內,哪一項最重要?以行銷部門來說,「客戶最大」是最高指導原則。假如臨時出現客訴需要回應,一定是「人」為第一優先,會議先退位。

一旦確立原則,大家有共識,一來能減少會議中其他成員的抱怨;再者要重新召開會議,也比較容易。

要注意的是,當這種「強碰」的頻率愈來愈高,意味兩件事:不是會議過多,就是突發狀況太頻繁。

因此,解決當下的問題後,絕不能「過了就算」,最好徹底檢視工作模式,才能從根源減少類似的抓狂情境再現。

檢視會議執行狀況,沒必要就不開

會議是否太多了?要回答這個問題,得先一一檢視每個會議的體質:這個會議有必要性嗎?時間是否可能再縮短?

ihergo愛合購創辦人張國俊,創業初期一週7天都在工作,天天在辦公室待到11、12點,對於會議的惱人特別有感。

創業10年,意識到「無效率的溝通」、「沒有想清楚就做」是浪費時間的癥結,張國俊因此敲定:策略會議比例行會議更重要。ihergo愛合購內部,每週五固定開「溝通會議」,確認全體員工對品牌發展方向的理解一致,避免認知不清做白工。

而以任務分配為目的的會議,則是能不開就不開,改用雲端工具取代資訊傳遞,反而更清晰、完整。

【全文未完,完整內容請見《Cheers》198期】

【本文由Cheers雜誌授權報導,未經同意禁止轉載。】

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※本文由Cheers雜誌授權報導,未經同意禁止轉載。

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