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做筆記:打造思考地圖及靈感資料庫

Cheers Cheers 2016/3/11 張志誠
© 由 Cheers 提供

筆記不應是抄抄寫寫後就束之高閣的文字紀錄。好的職場筆記,不僅是靈感的資料庫,也是帶領思考的心智地圖。透過效法頂尖工作人的習慣,自己花時間寫的筆記,能帶給你的比想像多更多。

回想一下,你是否習慣隨手翻開筆記本的空白頁就開始記錄,過幾天不是找不到,就是看不懂自己記錄的重點?努力抄寫會議結論,卻遺漏主管交辦的事項,結果下次被釘得滿頭包?或是跟三五好友在居酒屋閒聊,朋友一句話激發的靈感,隔天醒來卻怎樣都想不起來?這些問題,可能都出在筆記上。

筆記是上班族的好幫手,只要有紙有筆,或有手機、平板電腦,都能做筆記,但方法對了才能幫助我們快速回溯,掌握重點並做出反應。

發明大王愛迪生(Thomas Edison)終其一生共有超過1,500項發明專利,但你可能不知道,他一生記錄了200多本實驗筆記,只要在實驗過程遇到瓶頸,他就回頭翻閱相關筆記,從中尋找靈感和啟發。你也可能不知道,日本趨勢大師大前研一的問鼎之作《企業參謀》,是將他在麥肯錫公司(McKinsey & Company)頭3年的心得筆記集結而成。

《為什麼聰明人都用方格筆記本?》作者高橋政史在與麥肯錫、波士頓顧問(Boston Consulting Group)、埃森哲(Accenture)等外商顧問公司的經理人共事時,發現包括大前研一在內,這些頂尖外商顧問的共通點是使用方格筆記本,也發現工作能力的強弱,差別在於能力強的人會使用大量圖表,重視視覺化呈現,並有邏輯地整理出「易於閱讀」的筆記,而不只是單純抄寫。

記筆記不僅是抄寫的功夫,更是利用書寫記錄訓練深度思考,如果你看不懂自己做的筆記,抄了一堆卻找不到重點,或是抄得密密麻麻,連自己都不知從何閱讀,只要善用以下原則,就能幫助你脫胎換骨,工作時更聰明。

改用A4方格筆記本,思考範圍不受限

高橋政史發現,東京大學學生寫的筆記可以直接當成參考書,麥肯錫等外商顧問寫的筆記可直接當成簡報素材使用,他們的共同點在於——使用A4尺寸的方格筆記本。

方格筆記本的特徵是以淺色細橫條和直線畫出正方形的方格,不只方便書寫,也很適合繪製圖表和設計圖,因此自然會成為視覺效果極佳的筆記。

許多上班族習慣沿襲學生時代在福利社買到的B5大小筆記本,但高橋政史強調,學生筆記是為了儲存知識,職場筆記是為了導引出「解決問題的結論」,目的不同。筆記本的尺寸就是思考的範圍,B5筆記本沒有足夠空間彙整想法,而外商顧問都使用A4筆記本的理由很簡單:

●輸入的資訊量龐大

●可綜覽蒐集的資訊,抓住重點,進而彙整資訊

●在商務世界裡,A4尺寸是舉世共通的標準

至於大前研一,是以使用巨大方格筆記本聞名,直到今天,他仍使用在麥肯錫工作時特製的A2(2×2的A4尺寸,如報紙全開大小)巨大方格紙,而且一張紙只寫一個主題,一邊傾聽、一邊做筆記,現場就能導出會議結論。

如果覺得A4筆記本不方便攜帶,《成功快3倍!工作致勝筆記術》作者杉山正裕建議,可用A4活頁型筆記本,外出時只要帶活頁紙,回辦公室再夾入筆記本即可。

「黃金三分割」寫法:事實→解釋→行動

曾任職麥肯錫的大嶋祥譽在《麥肯錫的筆記術:頂尖顧問的思考.書寫技巧》書中提到,在麥肯錫,人們把筆記當成「思考的工具」或「解決問題的工具」來使用。

以思考及解決問題為前提的筆記術,簡單地說,就是將一件事情依照「事實→解釋→行動」的3階段寫下筆記,這也是以麥肯錫為主的麥肯錫筆記、全美知名大學和研究機構廣用的康乃爾筆記和東京大學生的東大生筆記,儘管流派不同,卻都具備同樣架構的「黃金三分割法則」。

例如東大生和康乃爾筆記將筆記本內頁預先分成3部份,包括「板書」空間、「察覺點」空間和「摘要」空間;麥肯錫筆記的架構則是「天空、下雨、帶傘」的思考原則,透過「天空=現在的狀況」、「下雨=對狀況的解釋」、「帶傘=依據對狀況的解釋,決定採取何種行動」,也就是「事實→解釋→行動」的思考原則。

歸納這3種筆記法,即便東大生和康乃爾筆記較偏重學習筆記,但這兩派筆記中,「板書」等於麥肯錫筆記的「事實」,「察覺點」等於「解釋」,「摘要」等於「行動」,仍有相互呼應之處。總之,只要不斷利用黃金三分割筆記法訓練思考,就能有效整理出有條理的想法。

記得「下標題」,閱讀一目了然

有效率的筆記,必須在上方空白處寫下針對主題的標題,即使是其他人也能一眼就知道筆記的重點。

新聞之所以能迅速抓住讀者注意力,關鍵在標題。同樣的,筆記上方的空間,最好寫下「這一頁到底要表達什麼?」讓日後需回頭找資料時,能一眼知道這一頁寫了什麼、有哪些要點、做出什麼結論,不僅能加快閱讀速度,筆記也才能成為解決問題的資料庫。

如何給筆記下標題?高橋政史建議,如果是學習筆記,上方空間左側寫「標題」,也就是筆記的主題,右側則寫「要點」,也就是該頁內容的整理重點;如果是商務會議或工作筆記,上方空間左側寫下「論點」,也就是問題的核心,右側則寫「結論」,也就是怎樣做可以解決問題,如此,無論再複雜的筆記也能一目了然。

另一個做筆記的重點,是一頁筆記只寫一個主題,如此,標題自然也只有一個主題。另外,即使一頁尚未寫完就完成筆記,新的筆記也不要在同一頁繼續記錄下去,而是換頁重新開始。

篩選重點,拒絕筆記肥胖症

有沒有在開會時被主管直接打斷說「講重點」的經驗?我們常怕掛一漏萬而想面面俱到,但反而記不住、講不出重點。於是,即使不是職場菜鳥,也抱著「任何事情都先寫下來再說」的心情做筆記,結果事後發現一篇筆記中「這個也重要,那個也重要」,形成「筆記肥胖症」。

《重點就要這樣記》作者吉永賢一認為,要寫出清楚易讀、簡單易懂的筆記確實不容易,但可以嘗試先以「標題」加「項目」的結構來做筆記。簡單的說,標題就是「主題」,項目就是跟主題相關的「詳細內容」,而重要的資訊就是跟「主題」相關的內容,反之就是不重要的內容。以這個原則記筆記,可有效減少不重要的內容。

至於記錄重點時,高橋政史透露,麥肯錫等外商顧問公司習慣只用藍色或黑色筆書寫筆記,重要或需要修正的內容才使用紅色,自然能協助思考聚焦,養成捨棄無意義資訊的決斷力。

終極目的:歸納出結論

醫生看診的目的是為了從症狀找出病因並對症下藥,職場需要的筆記不是蒐集一大堆資訊,而是要找出「解決問題的結論」。無論是方格筆記本的「黃金三分割法則」及「一頁一主題」,目的都在引導頭腦思考:為什麼這頁筆記要下這個標題(也就是論點)?解決這個標題的對策是什麼?

波士頓顧問日本分公司前負責人、早稻田大學商學院教授內田和成說,真正好的論點能釐清「問題本質」。

例如問題(即黃金三分割法則中的事實)是「該如何解決公司營收低迷?」透過觀察,找出可能論點(即解釋)包括「同業競爭」或「整體產業成長低迷」、「業績低迷是一時還是長期」、「是特定部門還是整個公司的業績低迷」。接著利用「問題能不能解決?」、「實際執行的難易度?」、「執行成效有多大?」來診斷論點是否成立。

高橋政史也呼應內田和成的說法,記筆記就像打保齡球,要打出全倒就必須瞄準中央瓶,找出中央瓶就是建立論點,從這個論點為起點,以「事實→解釋→行動,並做出結論」的流程來寫筆記。

寫筆記無關能力,只要改掉不良習慣,實踐以上5大原則,你將發現筆記改變人生的力量超乎想像。

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