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專案管理,4個高效好工具

Cheers Cheers 2016/4/15 李雪如
© 由 Cheers 提供

專案管理的目的是為了工作調度、分享資訊或是溝通問題。

在多家台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問的識博管理顧問與普錸資訊執行長張國洋認為,簡化溝通要先定義想解決的核心問題是什麼,才能找到適合的工具。他歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團等,與創業夥伴姚詩豪合作經營「專案管理生活思維」平台,開設各種課程,希望將管理思維帶入生活中。

以下就任務管理、文件共享、溝通協調等面向,張國洋分別推薦幾個好用的App及網站工具。

任務管理:Wunderlist、Asana

工作清單及進度,一目了然

任務管理的數位工具大多具備待辦事項、必須完成的工作成果、可分門別類的清單、設定到期日、指派工作角色等功能。專案負責人可以將團隊成員拉進群組裡,分派各自的任務和工作進度。

張國洋都用Wunderlist(奇妙清單)來做個人行程管理。Wunderlist有預設收件匣,若不知道怎麼將工作清單分類,只要新增待辦事項到收件匣,並選擇到期日,就能以時間篩選排序,分成今天或一週內該執行的待辦事項;其他還未接近到期日的待辦事項雖然先隱藏,仍能在收件匣或分類清單裡看到。

Wunderlist就像個人的記憶資料庫。張國洋利用每天通勤時間打開App,事先安排或調度順序,進公司後就能立刻處理。當天工作都完成後,如果行有餘力,再挑出新的待辦事項進行。

至於Asana,介面清爽簡約,功能卻一應俱全,使用人數在15人以下免費。新增計畫或工作項目時,除了設定到期日,還可分派任務給團隊成員。

它的Comment留言和Files檔案管理功能,讓人不必透過email往返,就能溝通、檔案共享。除了可用月曆格式來檢視任務清單,還能以外掛方式,用另一項工具Instagantt將專案轉成甘特圖,方便檢視進度。

文件管理:OneNote

手寫功能靈敏,好點子隨手記

在五花八門的筆記工具中,Evernote和OneNote各有支持者,張國洋則偏好OneNote的使用介面。不像Evernote類似Word排版,OneNote可自由排版,更適合用來發想。

使用時可以將筆記分割成三部份,中間是撰寫中的主文,左右兩側是參考附件或還沒放進文章裡的額外想法。

張國洋認為,OneNote的手寫支援功能比Evernote好,有時在外面或捷運上有想法,能直接在平板電腦或手機上做筆記,寫完還能分享給同事。

OneNote還支援多人同步編輯筆記內容,每個人可在各自的筆記區域自由撰寫,完全不會有筆記衝突。每個編輯的段落還可以加上註記,讓人知道筆記中的哪些段落由誰做最後修改。

在初步規劃專案時,張國洋和同事會先用OneNote各自發想,開會時就可看到同事提出和調整後版本。討論清楚後再開始分工,視狀況選擇不同工具,放進文件管理系統或成為待辦事項。

甘特圖規劃:Gantter

工期排程、畫流程表,都能靠它

甘特圖可以讓執行者清楚專案的全貌,包括權責劃分、時程安排等,除了企業用的Oracle Primavera、Microsoft Project、Visio等甘特圖,也可以手繪、用Excel製作,還有些免費的甘特圖軟體可以使用。

Gantter是免費的雲端專案排程工具,主要依附在其他雲端服務上,可與Google Drive連結,將檔案儲存在雲端硬碟中。

新增專案計畫的時候,必須先設定項目屬性,例如專案開始與結束的日期、每天工時、每週工作日,Gantter就會自動計算每個任務的完成日期;接著列出任務清單,並預估每項任務的工期,只要在屬性中設定好各個任務的先後順序,並分配人力,Gantter就能自動排程,並繪製出工作流程表。

最棒的是,當專案時程更動時,不必手動調整每項任務的時間,只要更動一個項目,Gantter就能自動分析,重新畫出新的流程表。

此外,Gantter還能發現專案管理中的問題,例如是否有成員被分派了超額任務,或是工期無法如期完成,讓你可以及時調整或重新安排。

如同張國洋所說,工具是用來解決問題。與其用了一堆很炫的工具,倒不如慎選一、兩個真正有用的工具,Gantter的功能不花俏,卻很實在。

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