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打造未來行動辦公室 用手機APP就能打卡.請假

鉅亨網 鉅亨網 2016/8/16 鉅亨網記者宋宜芳 台北

還在為了打上班卡奔波嗎?未來用手機就能輕鬆打上班卡,104資訊科技(3130-TW)今(16)日公布滑世代調查,發現上班族有1/3的時間,都在使用即時通訊軟體,其中有6成都是公事需求,104資訊科技認為,而打造行動辦公室,是未來趨勢,透過手機APP,員工就像是擁有一個私人秘書,非但能夠管理手機打卡,也能夠進行請假單、加班單、公出差旅單的申請,也能追蹤這些申請的進度,更能夠透過這個APP協助工作的進行。

104資訊科技調查,台灣智慧型手機普及率超過7成,行動浪潮已從社交娛樂,襲捲到職場商務!104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨說,上班族有1/3上班時間,平均2.63個小時使用即時通訊,6成為公事、4成為私事,若含通勤時間和下班時段,加上近日全民抓寶熱,估計每天行動化時間可能超過4小時。

104資訊科技,今(2016)年7月12日~7月25日,進行「滑世代趨勢報告」調查,受訪者為徵才企業人資跟用人主管,有75%受訪企業認為,滑世代已不限年輕族群,在上班時間,平均有2.63個小時透過即時通訊軟體溝通,含Line、FB Messenger、WhatsApp、WeChat、Skype等,跟2015年調查的2.44個小時略長11分鐘。

而在這些即時通訊軟體溝通的時間中分析,其中1.65個小時(占63%)處理公務,另外有0.98個小時(占37%)處理私事。而在像是電子製造業、傳統製造業、一般服務業、知識密集服務業這四大產業當中,其中一般服務業對於即時通訊軟體的黏著度最高,每天上班時間使用2.93小時最多。其次是知識密集服務業,使用即時通訊軟體溝通則有2.76小時。104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨分析,這是因為產業型態,為人際互動高的性質。

花梓馨說,55%企業不限制也不監控員工即時通訊,反而因應行動浪潮,鼓勵員工行動辦公提高工作彈性和效率,例如手機打卡、假勤表單、即時交談、線上會議、動態分享等等,以人資為例,可因此減少50%以上作業時間。目前使用手機APP來進行打卡作業的,從去年9月份上線以來,已經有超過200家中小企業使用,共有6000~7000名員工透過這個系統管理出缺勤,104人資學院副總經理兼企業大師營運長花梓馨表示,預計明(2017)年一整年,使用手機APP打造行動辦公室的企業,將可上看1500家。

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而事實上,有66.1%企業贊成員工用即時通訊處理公務,主要有3大優點,1.跨時空(73.1%),即時溝通、方便性高、不受時空限制,2.團體同步(58.3%)群組討論,訊息同步團隊,便於掌握。3.多媒體(35%)可同時用文字影音等多媒體訊息溝通。但使用即時通訊軟體也有3大需要加強的地方,像是1.誤解(53.5%)無法面對面溝通,恐造成雙方認知有落差2.隨時待命(46.5%)隨時處於待命狀態,無限延長上班時間。3.訊息零散(32.3%)訊息較片段零散,不便整理討論的內容。

對於使用即時通訊軟體處理公務造成的現象,104人資學院副總經理花梓馨,提出5大建議:

1.事後補件,避免爭議。87.8%企業,不接受只用通訊軟體請假或辭職,建議請假或辭職,仍需遵照公司作業程序補件。

2.公私分明,避免誤事。42.1%企業認為,上班族使用即時通訊,恐造成上班不專心,影響公務,建議上班時間用即時通訊處理私事,應適當節制。

3.當面確認,以免誤會。36.1%企業認為,上班族使用即時通訊,恐因訊息過於簡單,導致誤會或溝通障礙,建議線上開會或討論公事,涉及重要事項,應再當面確認雙方認知是否一致。

4.加班紀錄,保障權益。25.4%企業認為,上班族使用即時通訊,恐造成主管下班後交代公事,部屬過勞,建議下班後用即時通訊軟體加班,延長工時,應留存加班紀錄,保障自身權益。

5.善用系統,提高效率。23.3%企業認為,上班族使用即時通訊,苦造成訊息零碎片段化,建議取工具之善,提高效率,與團隊同步,分享專案進度。

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