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拒當加班奴隸,從規律起床開始

Cheers Cheers 2016/3/11 張志誠
© 由 Cheers 提供

在林慧倫的人生觀中,工作和生活同等重要。每個人都有各自的人生目標,不管是事業、家庭還是嗜好專長,但唯有做好時間管理,才不會變成工作的奴隸,成為自己生活的主人。

溫暖冬陽映照在翠綠草地上,這裡是苗栗全國高爾夫球場,也是「曾雅妮裙襬搖搖高球訓練營」的集訓場地,24位從台灣各地千挑百選的年輕高爾夫選手正奮力揮杆,曾雅妮和美籍總教練吉爾克里斯特(Gary Gilchrist)則貼身指導小選手,進行最後的訓練驗收。

集訓活動有條不紊地進行,連續3屆籌辦這個高球訓練營的艾朵國際執行長林慧倫依舊不敢掉以輕心,和同仁討論下一個活動的執行細節。這家成立僅2年的運動行銷公司,在執行高球訓練營的同時,還有2組人馬在台中東勢和馬來西亞進行戶外塗鴉和插畫巡迴演講活動。

「我覺得工時長不見得代表工作有效率,重點是能不能做好執行和時間管理。」雖然團隊成員很少,但艾朵國際不僅是運動行銷公司,也是台灣指標性的塗鴉及插畫經紀公司,行銷包括Duncan、Bounce等13位知名創作者的作品。今年開始,林慧倫宣布公司推動週休三日,徵人啟事一張貼,一天內就湧進上百封求職信。

在創立艾朵國際之前,已有11年廣告AE經驗的林慧倫就是個跑在時間前面的工作者。「加班表示你工作沒效率!」這是林慧倫剛踏入職場時,一位前輩對她的告誡,對於初出茅廬跟著同事猛加班的她,無疑是當頭棒喝。即使日後都在熬夜加班如家常便飯的廣告公司工作,「我總是那個較早下班的異類!」林慧倫笑著說。

高效時間管理的前提:規律生活

做好時間管理,最重要的是自我管控的能力,林慧倫認為,養成規律生活的習慣是不可或缺的前提。「無法控制自己睡覺與起床時間的人,基本上時間管理也不會做得多好,」她說。

同時也是三鐵選手的林慧倫,由於4月將再度參加鐵人三項競賽,她一週共安排5個晚上進行不同的訓練項目,時間安排必須更有效率。她認為,只要不是職場菜鳥,都有能力推估工作執行所需的前置時間,制定出具體可行的執行方案。例如,和客戶敲定年度活動規畫後,前3個月就開始提活動初步計畫,接著是規劃每週及每日進度,循序漸進達成。不過,這個階段往往也是上班族最容易因時間管理失當,導致進度失控的陷阱。

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對此,林慧倫提出她的5項原則:

第一,養成規律生活習慣,讓作息有一定節奏。

第二,跟讀書計畫一樣,制定工作計畫後,將大的工作拆成細項,訂出每天應該完成的段落。

第三,排出每件事的優先順序,處理完明天要完成或交給客戶的工作,再去處理其他事情,不要收到信件就趕著回信或做一些不緊急的事。

第四,事情先做到80分就好,不要一開始就要做到100分。

第五,信件、檔案、資料要準確分類,可減少大量尋找資料的時間。

80分比100分更有效率

很多人認為事情要做到100分才及格,自認也是完美主義者的林慧倫解釋,過去她總是要把事情做到盡善盡美才交出去,但她發現為了把案子從80分做到100分,反而耗費兩倍的時間;況且,就算自認做到100分,主管、客戶看的角度可能跟自己完全不同,所以現在她除了事前不斷和客戶「確認、確認、再確認」之外,只要案子有80分的水準,就先交給客戶審閱,雙方都確認方向跟內容無誤後,她再去補足那剩下的20分,如此反而更省時。

另外,做好信件、檔案、資料的歸檔也能提升效率。雖然資料歸檔看似小事,但許多人的電腦桌面凌亂,歸檔也沒章法,往往事到臨頭,硬是找不到關鍵檔案。林慧倫把電腦中的資料分成「公司」及「客戶」兩大類,「客戶」再細分為公關、行銷、包裝、執行等不同專案的資料夾,即使出門在外臨時需要某個檔案,她也能明確告訴同仁可以在哪個資料夾找到,省時又有效率。

身為公司負責人,開會對林慧倫來說是每天必備行程。她會依每天不同的空檔時段插入會議時間,平均1~2小時開會、2~3小時動腦寫企畫案、1小時跟客戶確認計畫內容、2小時做計畫執行的聯繫工作,時間非常緊湊,但她仍能準時下班到健身房報到,訣竅不外乎還是高度自制和講求精確。

像她開會時要求精準,不說廢話也不開沒有產能的會。和客戶溝通,則務必在確認對方需求後再動工,如此可有效降低專案來回修改的次數。

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很多上班族忙不完是因為被其他瑣事吸引,網路和社群媒體更是造成工作「出軌」主因

關掉社群媒體,趕案子不「出軌」

突發狀況在所難免,林慧倫會先判斷兩者的重要性和迫切性,如果手上的工作可以延後或改天再做,就先處理突發事件,「但原則是,盡量在2小時內將突發事件處理告一段落,」她說。

林慧倫認為,很多上班族忙不完是因為被其他瑣事吸引,沒有專心在原有的工作軌道上,網路和社群媒體更是造成工作「出軌」的主因。「上Facebook看朋友近況,對我工作有幫助嗎?」林慧倫反問,所以碰到需要趕專案時,她會關掉所有社群網站和通訊軟體,讓自己專心工作,直到完成一定進度後,才會再看看有沒有重要訊息。

每天被工作填滿的林慧倫,依然堅持自己煮飯並準備午餐便當,原來這也是她善用零碎時間的小撇步。她說,一天裡以上下班通勤和午餐時間算是較完整的空檔,通勤時間除了學習外,主要是用來回信或看新聞;至於中午帶便當,就不用花時間想要吃什麼。午餐只花半小時吃完,剩下的午休時間就等於自己的休閒時光,也不會耽誤到下午的工作。

規劃下班後學習時光,每年驗收

因為時間管理得宜,下班後的林慧倫有足夠時間從事各種學習。從考多益、學烹飪、彈吉他,每年她都給自己安排一項學習項目,並設定一年後的驗收測驗:現在英文流利的她,是公司承接外國客戶的主要窗口,偶爾兼差當婚禮歌手,還煮得一手好菜。

在林慧倫的人生觀中,工作和生活同等重要。每個人都有各自的人生目標,不管是事業、家庭還是嗜好專長,但唯有做好時間管理,才不會變成工作的奴隸,成為自己生活的主人。

不再加班微行動

將大的工作拆成細項

訂出每天要完成的段落,並排出每件事情的優先順序,先處理重要及有時效性的工作。

事情先做到80分

確認方向、內容無誤後,再追求剩下的20分。

用心規劃寶貴的「下班後」

創造各種學習和體驗,讓工作與生活交錯間更有滋有味。

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