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翻轉新年工作運,就靠5收納法則

Cheers Cheers 2016/3/11 李雪如
© 由 Cheers 提供

別讓過多的雜物,拖累了你的思考速度,留白,心才有餘裕!

滿桌雜物不但容易讓人分心,一旦需要找資料,因為文件分類漫無章法,翻箱倒櫃也遍尋不著,不僅影響工作效率,更讓心情變煩躁。別讓過多雜物拖累你思考的速度,不妨跟著專家建議,找一天好好整理座位,把它當成啟動新生活的儀式,翻轉工作運就從此開始!

依使用頻率,決定收納位置

整理工作空間前,先回想平常使用習慣,再依據使用頻率來決定擺放位置。張立德建議,以桌面為基準分成5區域/層次(見下圖)。他以自身為例,桌面上除了使用頻率最頻繁的電腦、文具、電話,其他都分別收納在抽屜裡,就連家裡的工作區,電腦周圍一樣只放了筆和便利貼。

桌子底下的抽屜櫃, 第1層收納每天使用一次的物品,例如筷子、餐具、水果刀等生活用品,用完以後就順手收進抽屜裡。有些人的辦公桌會有層架,因為拿東西時必須要抬起手來,被張立德歸為第3順位,主要放雜誌、書籍、參考文件、合約書、表單等。

最下層抽屜的用途是儲藏,張立德用來擺放名片、型錄、會員刊物或贈品,使用頻率約在一年或一年半以上。如果座位上方有櫃子,則用來放置幾乎不用的物品,原本放在最底層的東西,捨不得或不確定是否要丟的東西,可以先擺到這裡,隔年整理時,如果沒再用過就直接丟掉或送人。

張立德特別提醒,由於每個人的工作性質不同,收納順序應該以自身需求為出發點,如果工作性質改變,使用頻率也要跟著調整,工作時才能更得心應手。

依種類和形狀,進行細部規畫

根據使用頻率將物件大致分區、分層之後,接著要進一步將物件依性質分類。

有些人會在桌上擺放自己收藏的公仔、玩具,但張立德認為,生活和工作的物件最好分開收納,收藏、餐具這類生活用品應該收進抽屜裡,或擺放在離工作區域較遠的位置。假如本身職業是設計師,收藏和工作無法明確劃分,擺放位置也應以不影響使用效率為優先,像是第4、第5層的前面,可以看到但不常動到的地方。

在桌面工作區的規畫上,張立德將電腦螢幕靠左擺放,螢幕旁邊放筆筒,左邊隔板釘著常用的廠商聯絡電話、辦公室分機表、工作用文件,打電話時就能一目了然;個人旅遊或家人照片,則貼在另一邊的隔板。辦公用品中,文具雖然使用頻率一樣,但因為形狀、體積大小不一,為了在使用工具時更有效率,張立德建議將長條形的尺、筆和平板狀的橡皮擦、訂書機、訂書針分開收納,以免放在筆筒底部的橡皮擦或訂書針取用不易。

最底層的儲藏區,一樣要依使用頻率、類別、形狀來分類,由裡到外擺放。例如,杯子、贈品放在最裡面;其次是品牌型錄或會員刊物,在工作時可能會派上用場,先留著以備不時之需;最外層是未分類的名片和名片簿。

隨手分類文件、名片,定期歸檔

文件像是合約書或公司表單,一般使用頻率約1∼3個月看一次,收納順位屬於第3層,應該放在桌面層架上或在桌面擺放收納盒。張立德則是依使用頻率再細分,區域中間為最常使用的資料,往兩邊愈來愈少用;平常歸檔時,他會先用標籤顏色分類,方便日後查詢。

以申請車資為例,張立德每月申請完之後,一定會留一份紙本備份。由於每個月的行程都差不多,只要比對上個月的資料,幾分鐘就能填完表單。有些人沒有順手整理單據的習慣,等到要報帳時才開始找單據、查金額,往往拖到最後一刻才處理。如果平時就能歸檔,報帳可以利用零碎時間完成,將更多心力投注在真正重要的工作上。

還沒整理的名片,張立德會先用印製名片時拿到的空盒子收納。因為本身在媒體工作,他將名片分成品牌、設計師和媒體3類,並在名片盒上以便條紙標示,之後整理名片簿時就不必花太多時間。如果職業是業務,則可依客戶類別來分類,或依照個人需求來建立分類的方式。

善用盒箱,自行創造收納區域

如果個人座位只有辦公桌和底下的抽屜櫃,那麼就要自己開創收納區域。「39元商店有很多收納盒可選擇,很適合用來做物件分類或盒箱式收納,」張立德說。為了讓自己的公事包有個棲身之所,他在抽屜櫃旁釘了一個籃子,放在右手邊方便取用。另外,他在桌上放了一個公事盒,將手機充電線、外接式硬碟連接線、耳機都接好,到辦公室以後,只要從公事包將手機、外接式硬碟拿出來接上,就能立即使用,不必每天重複裝線、拆線的動作。

同樣地,張立德在家裡的書桌上,也規劃了一樣的公事盒收納。因為工作有時需要電話採訪,張立德還在電器行買了室內電話專用的錄音接線,平時就接好公司分機備用,採訪時只要將錄音筆插上就能錄音,以免手忙腳亂。

張立德將自己的座位設計成可以隨時進入工作狀態的區域,一旦坐到位置上,即能馬上開始工作,不必再花費時間準備,或拖延開始做正事的時間。

每年一次總整理,力行斷捨離

如果平時已經依照5個分層收納,並隨手養成好習慣,每年歲末或年初整理時,其實不必花費太多時間。張立德認為,最讓人苦惱的會是第4層儲藏物品的去留,這時他會給自己一分鐘時間回想:「上次使用是什麼時候?之後什麼時候會用?」如果想不出什麼時候會用到,只能狠心丟棄。

不過,自己用不上的東西,同事不見得不需要,所以有些品牌型錄、杯子或贈品,張立德就直接分送給同事。此外,有一類贈品過去一直被擺在抽屜的最深處,也從來沒用過,只是因為上面刻了自己的名字所以留著,想要送給同事或捐贈也不適合,應該當機立斷丟掉。

擺進最底層抽屜的東西平常已經很少用到,該丟的丟、該送的送人以後,所剩的物件應該不多,就算公司裡有屬於第5層的櫃子,應該也沒什麼東西會放進這裡。第5層收納更像是一個緩衝區,把捨不得丟掉的東西先放到這裡,如果未來一年都不會再用到,隔年整理時,可以整批丟掉,不必再留戀。

收納最重要的根本還是「丟」,否則再多的收納技巧,還是無法避免東西爆炸性地增長,最後只會使得自己的工作區域愈來愈小,資料、文件愈來愈難找。別讓過多的雜物,拖累了你的思考速度,留白,心才有餘裕!

達人介紹

張立德(阿德),「設計家」網站數位內容總監,擅長DIY改造、空間布置,曾任《漂亮家居》雜誌副總編輯,《生活智慧王》、《女人我最大》等電視節目收納改造顧問,著有《阿德的收納改造到你家》、《阿德教你佈置收納365》、《空間大改造—跟著阿德學收納佈置500》。

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