您使用的是較舊的瀏覽器版本。若要獲得最佳 MSN 體驗,請使用支援的版本

將同事遠遠拋在後面,讓工作效率快到跟不上「信箱管理術」

台灣微軟 標誌台灣微軟 2015/8/19

工作中習以為常的E-mail,竟然可以提升工作效率!回想一下,當信箱被塞爆時,是否會感到處理任務的速度也慢了下來,反倒添了不少工作壓力。不用擔心了! Office 365 中網路版的 Outlook 有了最新的改變,一直以來,我們的工作便是要傳送大量的電子郵件並且將其與行事曆整合,而現在我們將推出更實用的使用者介面與新功能,幫助你的工作變得更有效率,掌握你的信箱的進度,然後更好的管理你的行事曆。

這次的更新,我們以「Outlook on the web」取代大家所熟知的 Outlook Web App (簡稱OWA),多項新功能協助使用者養成「信箱管理術」,只要把握下面高效率郵件規則的習慣,馬上讓工作效率翻倍提升。       

  • 快速規劃一天的to-do-list

 工作分為三種:

  * 現在做的-馬上去做;

  * 晚點做的-放入「今日計畫」或「本週計畫」;

  * 不急著做的-留到下次規劃一週計畫時安排。

開始工作前,將手上的信件依照上述方式進行簡單分類,你會發現,一天的工作規劃已經胸有成竹!Outlook on the web 有別於傳統的信件閱讀窗格,開發「單行訊息的瀏覽方式」,讓所有的信件在視窗中一目了然,能夠輕鬆的分類,掌握一天的工作內容。

若您選擇將預覽窗格關閉,您的信箱會出現供瀏覽部分內容的單行單行視圖現在提供的信息內容的預覽,快速掃描你的收件箱。你想讀的消息只要點擊一下就能打開。 © Microsoft 若您選擇將預覽窗格關閉,您的信箱會出現供瀏覽部分內容的單行單行視圖現在提供的信息內容的預覽,快速掃描你的收件箱。你想讀的消息只要點擊一下就能打開。

  • 今日事,今日畢,把郵件當任務

工作效率的基礎在於「明白當下要做甚麼」的代辦清單。而信箱裡的工作通知、合作提案,不就是你每天接收到的的任務嗎?Outlook on the web 新的「釘選」工具,可以釘選任何信件。將與你工作任務相關的信件丁選出來,使其標註為黃色並置頂於信箱,你的任務目標馬上就一目了然!

釘選 能夠將信件在信箱中置頂 與 標示為黃色清楚辨識 © Microsoft 釘選 能夠將信件在信箱中置頂 與 標示為黃色清楚辨識

  • 馬上處理收到的郵件

「不要拖延最簡單的瑣事」是提升工作效率的不二法門。因此,建立立即回覆信件的習慣,避免累積工作流程中不必要的雜物,使工作一直處於流動的狀態。

Outlook on the web 全新的使用者介面,開發新的功能標題列,簡單乾淨的列出電子郵件、行事曆、聯絡人以及任務經驗,讓不管是清理信箱、回覆郵件,亦或是在行事曆增加行程,只要能在 30 秒搞定的,絕不拖過 1 分鐘!

全新統一的功能標題列 (橘色標示) 能夠快速完成以往所需要的重要功能 © Microsoft 全新統一的功能標題列 (橘色標示) 能夠快速完成以往所需要的重要功能

更棒的是, 如果您需要在信件裡放上圖片,Outlook on the web現在提供使用者直接在信件中,輕鬆調整圖像、設定自己喜歡的邊框、陰影效果、旋轉圖像等。不再需要開啟一堆視窗,只要在 Outlook on the web 就能一次搞定!

新的圖像格式工具可以讓你輕鬆簡單的用圖片說故事。 © Microsoft 新的圖像格式工具可以讓你輕鬆簡單的用圖片說故事。

  • 適當的延遲讓工作更有彈性

然而,有時候「暫緩」與「延遲」也是時間管理的藝術。有些信件壓後處理能讓工作更有彈性,這時候你只需要點選 Outlook on the web 上的「存檔」鍵,就能快速將郵件從收件箱中移到您指定的文件夾。不再讓完美主義綁架你的工作節奏。

  • 和任務夥伴的溝通

不管是同事、客戶還是廠商,都是你完成工作任務的重要夥伴!因此,夥伴之間的激盪與協調是提升工作效率重要的環節。

而 Outlook on the web 作為研究溝通系統,擁有強大的溝通能力。除了可以把郵件變成行事曆約會,與夥伴進行直接溝通。行事曆中新增的「氣象預報功能」,可以做為合作過程中的考量資訊,創造更多的合作方式。

行事曆現在包含五天的天氣預報與圖示 © Microsoft 行事曆現在包含五天的天氣預報與圖示

  • 勇敢的在一天結束前清空收件夾

當落實把收件夾當作「待辦清單」,就不需要再留下一堆已完成的信件作為干擾,並能更專心在正在完成的事項上(當然,看個清爽的信箱也能提升工作中的成就感!)。

因此,信件的分類和管理非常重要!Outlook on the web 新提供的「掃描」功能,能精準的管理特定的電子郵件。使用掃描功能,你可以將來自特定的發件人的信件保留並指定天數、只保留最新的郵件或刪除所有來自該發送者的郵件。

偷偷補充一個小技巧,如果真的刪掉還會用到的信件,還是 Outlook on the web 上按下「復原」按鈕,快速取消不小心執行的的意外動作。

  • 不要把工作侷限在辦公桌前

「不要浪費坐在辦公桌前的時間。」坐在辦公桌前就只專注在非做不可的事項上,其他工作則要更有彈性。例如養成在通勤時查看 email 的習慣,Outlook 為此特別升級跨裝置的使用者經驗,在手機上,新增了 Outlook apps 與Windows Phone,iOS 和 Android 等平台進行整合,即使沒有安裝 app,也能從裝置的瀏覽器登入 outlook.office365.com



image beaconimage beaconimage beacon